Задал мне тут заказчик один вопрос: а как сделать так, чтобы доски визуализации вызывали больше интереса у сотрудников?
«Повесили доски визуализации на участках. Первое время народ подходил, смотрел, что тут такое, а потом перестали. Что делать?»
Есть несколько причин, по которым люди не интересуются тем, что можно найти на досках визуализации.
Проблемы досок визуализации
Ничего не меняется
Если на информационной доске или на доске визуального управления вывешена статичная информация, то достаточно познакомиться с ней один раз — и больше поводов подходить к доске нет. Ну, разве что для того, чтобы освежить в памяти то, что прочитал полгода назад. Конечно, в этом случае на доске нет ничего такого, ради чего потребуется к ней подходить.
Устаревшая информация
Возможно, когда-то там и было что-то нестатичное. Например, планы производства, график отпусков, сводка по уровню брака каждой смены. Но потом «что-то пошло не так» и информацию перестали обновлять. В конце-концов, для это надо тоже прилагать усилия, если только у вас висит магнитно-маркерная доска с распечатками, а не монитор с автоматически генерируемыми графиками.
Суть та же, что и в предыдущем случае, но «растлевающее воздействие» на сотрудников еще более сильное. Если на доске сегодня висит прошлогодняя информация — зачем вообще к ней подходить? Даже повода «освежить в памяти» нет, т.к. кому нужны прошлогодние цифры?
Динамичное, но бесполезное в ежедневной работе
Если на доске есть динамично меняющиеся данные, есть повод посмотреть — что же там такое вывесили или вывели. Но если эти данные бесполезны в моей работе — у меня по-прежнему нет причины регулярно ходить к информационной доске и изучать её содержимое.
«У меня сделка, меня интересуют только то, сколько сделал я»
Может быть и информация динамичная, и смысл её полезен для работы коллектива, но если люди получают сдельную зарплату, или работают на окладе с премией за объем выпуска, то им, по большому счету, чихать на коллективные цели и задачи. Главное сделать столько, сколько я смогу, и так, чтобы не забраковали. И снова нет повода знакомиться с информацией на доске визуализации.
Как делать доску визуализации полезной
Информация на доске визуализации должна соответствовать следующим критериям:
Часто обновляться (идеально — каждую смену)
Быть актуальной
Быть полезной для работы
Демонстрировать взаимосвязь целей и задач отдельных сотрудников с общими целями и задачами подразделения и компании
Какого рода информация может обладать такими качествами?
Показатели плана на смену и факт их реализации
Перечень проблем (и решений), которые могли (могут) помешать выполнить план на смену
Сравнительные показатели отдельных сотрудников
Взаимосвязи работы отдельных сотрудников и общего результата
Поощрения и предупреждения, связанные с работой текущей смены
Информация о событиях, которые могут повлиять на выполнение текущего плана
Информация, охватывающая вопросы безопасности работы в течение смены (если есть такая специфика)
Сведения об идеях улучшений, которые находятся на рассмотрении / приняты к реализации / находятся на стадии воплощения / реализованы
Кроме этого, конечно же, стоит добавить информацию, которая реже меняется и имеет более продолжительное значение, в том числе:
целевые показатели на месяц / год / пять лет;
планы развития и обучения персонала;
планы изменений потоков и производственных процессов на этот год;
показатели качества;
отзывы и комментарии потребителей;
и т.д.
Как организовать регулярную работу на базе доски визуализации
Каждую смену весь коллектив участка / отдела / линии / подразделения в начале смены собирается у доски.
Руководитель коллектива (мастер / бригадир / начальник участка) информирует сотрудников о плане на смену, возможных осложнениях, о проблемах предыдущей смены и как их решали, о том, какие уникальные заказы /задачи будут стоять перед отдельными сотрудниками.
Дополнительно руководитель может дать информацию о текущем состоянии дел в компании, о новостях и событиях компании.
Сотрудники имеют возможность задать вопросы и получить на них ответы (насколько это возможно).
Для усиления полезности совещания и информации на доске визуализации стоит пригласить смежных специалистов — плановик/диспетчер, технолог, конструктор, специалист службы контроля качества, ремонтник, наладчик. Их задача — сообщить о важных новостях, связанных с их работой и ответить на соответствующие вопросы.
Вся процедура должна занимать от 5 до 15 минут, проводится «на ногах».
Главная задача такого совещания — создать общее информационное пространство о состоянии дел в подразделении, решить насущные проблемы, продемонстрировать, что каждый работает не «сам по себе», а в коллективе, нацеленном на решение определённых общих задач.
Если мероприятие проводится в начале смены, то обсуждаются проблемы и неожиданности, с которыми столкнулась предыдущая смена (для этого информация о них должна быть доступна).
Если мероприятие проводится в конце смены, то обсуждаются проблемы и неожиданности, с которыми сотрудники столкнулись сегодня в ходе своей работы — как удалось их преодолеть или что делать дальше, чтобы нивелировать негативные последствия.
Как вы можете получить оценку использованию досок визуализации в вашей компании
