Построение референтной модели или точка отсчета

Предлагаю вашему вниманию статью Марата Киямова о моделировании состояния компании.

Если собрать вместе людей, каждый из которых по максимуму выполняет свои обязанности,
их возможности будут расти не в арифметической, а в геометрической прогрессии.

Кийтиро Тоёда

За более чем двадцатилетний период моей практики ни один руководитель и ни один собственник, ни разу не задал вопроса: «Как построить адекватную референтную модель производства?» Странно, но факт. А между, тем все действия сотрудников компании направленные на повышение эффективности производства без адекватной референтной модели напоминают действия персонажей из басни Крылова «Лебедь, рак и щука». Но если вчера еще условия позволяли подобное «взаимодействие», то сейчас, с появлением интегрированных компьютеризированных производств и автоматизированных линий, что называется «не прокатывает». В текущих реалиях добиться высоких результатов без слаженных, системных усилий всего коллектива практически невозможно, и если эффективное управление нереально без использования современных методов, то стало быть построение референтной модели является необходимым условием для успешной модернизации современного производства. Смысл парадигмы моделирования состоит в том, чтобы стремиться к производственной эффективности посредством реализации комплексного плана, составленного на основе четкого понимания структуры, параметров и характеристик производственно-технических и организационно-экономических систем.

Мое суждение вытекает из понимания референтной модели, как эталона взаимосвязанных производственных бизнес-процессов конкретной компании. Иными словами, если пациенту точно поставить диагноз (составить модель текущего состояния) и правильно назначить курс лечения (построить адекватную референтную модель), то ему для выздоровления лишь остается точно следовать рекомендациям лечащего врача (выполнить утвержденный план соответствующих мероприятий). В противном случае, при усиленном самолечении вероятность успешного выздоровления пациента будет трагически стремится к нулю.

Итак, главный тезис – построение адекватной референтной модели является наилучшим инструментом для эффективной модернизации современного производства с учетом его особенностей, возможностей и внешних условий.

С помощью референтной модели предприятие концентрирует и систематизирует собственный накопленный опыт (с учетом лучших практик, разумеется) в удобной для понимания форме, используя модель в качестве точного ориентира для достижения необходимого уровня развития. Основная цель построения референтной модели – увидеть реальные возможности развития компании и благодаря согласованным действиям коллектива добиться впечатляющих результатов, (надеюсь, что все отдают себе отчет в том, что простое копирование моделей известных корпораций – это совершенно бессмысленное занятие).

Таким образом, построение референтной модели является ключевым элементом в методологии оперативного и стратегического менеджмента, поскольку именно на нее будет опираться концепция развития, так как рано и поздно любая компания подходит к той черте, за которой возможности экстенсивного развития заканчиваются и требуются качественно новые инструменты. В основу метода заложен принцип моделирования производственных бизнес-процессов в контексте комплексной модернизации отдельно взятого предприятия.

Определение

Референтная модель – это эталонная модель производственной системы.

Главное преимущество референтной модели состоит в том, что производство рассматривается одновременно с нескольких точек зрения: с точки зрения более эффективной модели и с точки зрения ее взаимодействия с информационной системой.

Построение модели базируется на следующих понятиях:

Комплексное моделирование бизнес-процессов;
Количественная оценка качества полученных бизнес-процессов;
Использование наиболее удачных вариантов.

Разработка адекватной референтной модели происходит в пять этапов:

Сбор информации и аудит производственных бизнес-процессов;
Построение модели AS-IS (как есть) по методологии IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling);
Разработка стратегической концепции развития компании;
Формирование референтной модели TO-BE (как будет) по методологии IDEF0;
Утверждение плана мероприятий.

На этапе сбора информации устанавливается список участников проекта и проводится аудит производственных бизнес-процессов. Это означает, что формализуются основные объекты существующих бизнес-процессов, определяющие получение, обработку и передачу информации, аспекты управления качеством и функциональные возможности информационной системы. Все бизнес-процессы должны быть идентифицированы, то есть должны быть обозначены их цели, границы действия и параметры взаимодействия с другими процессами. Кроме того, следует определить объем существующего спроса, степень его удовлетворенности и прогноз на будущее.

Важно! Процесс сбора информации включает в себя определение требований рынка.

На втором этапе работы требуется построить модель производства AS-IS (как есть). Построение модели текущего состояния необходимо для определения неэффективных участков и для того, чтобы обозначить варианты решения проблем. Для этого вся собранная информация структурируется и анализируется, оцениваются существующие методы планирования, контроля производства, экономические показатели и степень стабильности. Полученная модель AS-IS позволяет не только объективно оценить текущее состояние и выявить внутренние ограничения, но и довести информацию до производственного коллектива для однозначного понимания сотрудниками сложившейся ситуации.

Стандарт IDEF0 позволяет просто, точно и доступно показать все блоки системы и связи между ними, выявить дублирующие или лишние связи (многословные характеристики, изложенные в форме наших традиционных документов, не допустимы). Ядро подхода IDFF0 и, как следствие, данной методологии, составляет графический язык описания (моделирования) систем. Данный графический язык – это полное и продвинутое средство, способное наглядно визуализировать обширный спектр производственных и иных бизнес-процессов компании на любом уровне детализации. Он (язык) здорово облегчает взаимодействие и взаимопонимание рабочей группы и персонала компании, т.е. служит средством «информационного общения» всех специалистов, занятых в проекте. Кстати, сам по себе язык прост и легок в изучении.

Важно! Если в процессе моделирования возникает противоречие в оценке, то такое противоречие должно быть в обязательном порядке преодолено, чтобы получить модель, адекватно представляющую объект моделирования.

На третьем этапе требуется сформулировать основную концепцию модернизации производства. После определения доступных технических, финансовых и организационных средств, а так же учитывая возможность интеграции с существующей (или потенциальной) информационной системой, определяется вектор основной стратегии. Несмотря на кажущуюся простоту задачи, данный вопрос представляется крайне важным, поскольку он задает направление будущим изменениям.

В процессе выбора стратегии следует учитывать основные факторы:

Длительность производственного цикла;
Допустимое время ожидания исполнения заказа;
Необходимость адаптации производимой продукции к требованиям рынка;
Наличие доступных оборотных средств.

Стратегия модернизации производства должна отражать степень готовности выпускаемой продукции удовлетворить потребительский спрос. Это означает определение скорости реагирования на получаемые заказы и планирование будущего статуса предприятия в определенном рыночном сегменте.

На четвертом этапе, принимая во внимание принятую стратегию развития, составляется референтная модель производства TO-BE (как будет).

Важно! При построении модели необходимо понимание реальных возможностей компании, и поэтому не стоит пытаться построить модель SHOULD-BE (как должно быть), которая не будет иметь никаких шансов на реализацию.

Полученная референтная модель представляет собой иерархически упорядоченную схему бизнес-процессов, то есть образ производственной системы и ее компонентов. В соответствии с принятым стандартом моделирования IDEF0 основу модели составляет древовидная функциональная модель предприятия. Каждая ветка схемы соответствует определенному участку и представляется отдельно в виде самостоятельной схемы по принципу декомпозиции. Все процессы изображаются в виде прямоугольников, содержат имя и номер функции, образуют функциональные блоки, соединенных стрелками, то есть потоками информации, обеспечивающей работу данных блоков.

Любая референтная модель состоит из трех видов документов:

Графическая диаграмма;
Текст;
Глоссарий.

Графическая диаграмма – это центральный элемент референтной модели, содержит соединения блоков, а так же ассоциированные с ними отношения. Функциональные блоки представляют собой основные функции моделируемого объекта. Функции могут быть декомпозированы на отдельные части и представлены в виде более подробных диаграмм. Процедура декомпозиции продолжается до необходимого уровня детализации, в контексте достижения цели проекта. В свою очередь, диаграмма верхнего уровня обеспечивает общее (абстрактное) описание объекта моделирования. За диаграммой верхнего уровня следует комплект диаграмм нижнего уровня, обеспечивающих детальное представление объекта.

Важно! КПД сотрудников, задействованных в проекте, можно повысить за счет применения типовых моделей и отдельных диаграмм, ориентированных на применение в конкретных предметных областях производства.

На пятом этапе полученная референтная модель TO-BE проверяется на соответствие основным целям и возможностям компании. Ввиду того, что создание референтной модели — это результат скоординированной работы, при которой одни специалисты собирают информацию, а другие на ее основе создают первоначальные версии диаграмм, необходимо, чтобы в процессе обсуждения все возникающие объективные замечания записывались. Этот цикл продолжается до тех пор, пока вся модель не будет принята, поскольку данный процесс – процедура интерактивная, приводящая к точному описанию производственной системы. После этого весь этап посвящается созданию плана конкретных мероприятий с указанием сроков, ответственных лиц и параметров оценки работы.

В заключении хочу добавить, что методология IDEF0 представляет собой элегантный и четко формализованный подход к созданию функциональной модели производственной системы. Все схемы строятся строго по иерархическому принципу с необходимой степенью детализации и помогают разобраться в том, что происходит в системе, какие функции в ней выполняются и в какие отношения вступают между собой и с окружающей средой функциональные блоки. Совокупность диаграмм образует модель производственной системы, которая носит описательный и декларативный характер. Безусловно, сама модель не сможет ответить на вопросы о том, как протекают бизнес-процессы и в какой степени не удовлетворяются предъявляемые к производству требования. Но все эти вопросы неизбежно возникнут после того, как будет достигнут в процессе моделирования нижний уровень декомпозиции и вам, уважаемые коллеги, нужно будет дать на них ясный и точный ответ.

Результат: По итогам проведенной работы предприятие получает кроме снижения сложности тех. процесса и повышения прозрачности управления, новый образ мышления сотрудников компании, ориентированный на совершенствование и постоянно готовый к критическому пересмотру существующих методов работы.

Вывод: Построение адекватной референтной модели позволяет решить проблемы эффективности на принципиально новом уровне, не срывать каждый день по листику с дерева проблем, а срубить его (дерево проблем) под корень и направить энергию коллектива в заданном направлении.

Совет: Если хотите добиться действительно впечатляющих результатов, то не приглашайте внешних консультантов, сделайте все сами (привлеките весь коллектив предприятия).