Следующая проблема, которую можно увидеть на кросс-функциональной диаграмме или на диаграмме «плавательные дорожки» — это совместное выполнение этапов.
Участники — три отдела
В принципе, это могут и не изобразить. Скорее прокомментируют — работу выполняет Отдел 2 при участии сотрудников Отдела 1 и Отдела 3.
Интересно, они как участвуют? Как полурабочие, которые вчетвером один стол переносят? Или сначала одни что-то делают, потом вторые, потом третьи?
В производстве, если это не «гаражный свечной заводик» обычно каждый выполняет свою работу, и это чаще всего означает, что работа тремя отделами выполняется по очереди.
Так вот в этом случае нужно разделить один процесс на несколько и указать их последовательность и то, кто выполняет каждую из частей. Кроме того, общее время на «объединенный» процесс тоже распадается на несколько составных частей, ведь у каждого исполнителя (отдела) есть своё время на то, чтобы сделать необходимую работу.
Последнее особенно важно в тех случаях, когда процесс затягивается и вы ищите возможности его ускорить. Именно разделив один общий процесс на три составляющие, вы и можете увидеть, что если «объединённый» процесс занимает 2 недели, то работа первого отдела в нем занимает один день, второго отдела — два дня, а всё остальное время процесс «крутится» внутри третьего отдела. С чем и стоит, видимо, разобраться: это объективные причины (длительность производственного цикла) или просто на этот отдел накидано столько параллельных заказов, что все они выполняются медленно-медленно.
Когда процесс всё-таки выполняется совместными усилиями
Такое, на самом деле, бывает довольно часто. Но это, скорее всего, не производственный процесс, а процесс принятия решения. Например, в сфере проектирования это заседание технического совета, состоящего из сотрудников разных подразделений. Задача техсовета на таких заседаниях — принять решение, какие разработки продолжать, какие остановить или даже закрыть, куда добавить ресурсы, а откуда их забрать.
Эти решения стоит принимать после всестороннего анализа, результаты которого и обсуждаются на заседании.
Но в этом случае схема процесса будет другой.
В этом случае появится новая плавательная дорожка «Техсовет». В техсовет могут входить те же сотрудники, что работают и в отделах, но в рамках техсовета они выполняют другие задачи, поэтому его нужно выделять.
Другие варианты таких ролей — Совет директоров, Правление, Консилиум, Дегустационная комиссия, Комитет по работе с предложениями, и так далее.
В этом случае в схеме процесса разработки появляется символ принятия решения, которое и осуществляет данная «роль». А дальше процесс продолжает протекать так же, как и прежде.
Еще один вариант — техсовет формирует мнение (и тогда это отдельный этап работ), а решение принимает ЛПР — лицо, принимающее решение — директор, гендиректор, главный инженер и так далее.
В этом случае добавляется еще и «роль» ЛПР. Т.е. процесс попадает в техсовет, который «формирует мнение» или «выполняет анализ», а дальше передаёт результаты ЛПРу, в «плавательной дорожке» которого и размещается символ принятия решения — «согласовано?»
