Как повысить эффективность малого бизнеса

В одной из конференций на LinkedIn.com участник задал вопрос «Если бы вам дали возможность дать собственнику малого бизнеса только один совет о том, что применить для повышения эффективности, что бы вы сказали?»

Народ оказался охоч до возможности высказаться и всего за три месяца накидали 65 советов.

Я подумал, и решил, что это стоит усилий по переводу на русский. Текст не полый, некоторые пространные рассуждения я пропустил и оставил только сами советы:

Определите, кто ваши потребители (внешние и внутренние), поговорите с ними и узнайте, что они хотят/ожидают от вас.
Вовлекайте ваших сотрудников в решение проблем и визуализируйте отслеживание результатов, чтобы ваши сотрудники могли видеть прогресс.
Организуйте общественное признание сотрудников, которые добиваются выдающихся результатов в определенных проектах, что-то простое, например, закажите пиццу на обед, пригласите сотрудников и выразите признание выдающемуся исполнителю.
Что бы вы ни решили сделать, убедитесь, что это связано с потребностями ваших клиентов, а не потребностями продуктов или услуг. Удалите из ваших планов любые процедуры, которые конфликтуют с клиентоориентированным подходом (стоит помнить, что клиенты – это те, кто отдают вам свои деньги) и обеспечьте ваших сотрудников правильным обучением, инструментами, правами и возможностями для обслуживания клиентов.
Оставьте своё эго за дверью, чтобы вы могли действительно услышать, что сотрудники говорят вам о том, где могут быть потери и воздействуйте на эти потери.
Общайтесь, общайтесь, общайтесь.
Когда кто-то считает, что не надо слушать чужих советов, это происходит потому, что он боится, что кто-то другой пытается занять его место. Использование потенциала чужих идей (или как минимум попытка) сделает сотрудника/менеджера более совершенным.
Потратьте время на планирование. Для владельцев малого бизнеса стремление к созданию дохода и поддержанию денежного потока часто приводит к бурной тактической деятельности. Выделить время для планирования может быть трудным делом, но в конечном итоге вы получите более устойчивые результаты.
Устраняйте потери!
Убедите своих потребителей в том, что вы воспринимаете их интересы близко к сердцу и докажите это, став самым безопасным, наиболее эффективным подрядчиком, заботящемся о качестве.
Примите полное участие в трансформации. Потратьте 85% своего времени на пребывание «на поле боя», спросите каждого, что ему нужно для того, чтобы лучше выполнять работу, и дайте им это. Не бойтесь просить помощи, если вы не уверены в том, как это сделать.
Определите, где вы тратите больше всего денег или времени (т.е. денег на человеческие ресурсы). Убедитесь, что вы точно знаете требования потребителей, затем вовлеките сотрудников в анализ корневых причин (почему, почему, почему…) пока вы не определите то, на что вы можете напрямую повлиять или от чего вы можете избавиться, затем внесите изменения. Лин-подход достигает наибольшей эффективности при активном участии сотрудников, и когда они разделяют общий успех. Воздействуйте на важных персон, несмотря на их сопротивление, а затем привлекайте остальных, чтобы гарантировать успех и движение, чтобы получить поддержку в крупных делах.
Начните с устранения страха. Поддержка и одобрение со стороны владельца бизнеса позволит персоналу выявлять проблемы в команде/процессах. Работа «в поле», общение с сотрудниками и выявление проблем в цеху или сервисной зоне могут серьезно воздействовать на боевой дух сотрудников. Объедините это с решительным устранением потерь и получите удивительные результаты. И наконец, устойчивое поддержание этих результатов поможет создать бесстрашную и уверенную команду.
Не расслабляйтесь и не унывайте. Вам повезло, что бизнес, которым вы руководите, находится полностью под вашим контролем. У многих руководителей нет такого шанса, так сделайте то, что нужно!
Убедитесь, что у вас есть правильные люди на правильных местах… затем начинайте.
Общайтесь, получайте согласие, делегируйте права и ответственность, измеряйте и награждайте… И начинайте все с самого начала!
Владельцы малого бизнеса пытаются нести весь бизнес на своих плечах, в том числе и сотрудников. И в самом начале это абсолютно правильно — выступать в качестве первопроходца. Но очень скоро этот менталитет первопроходца становится препятствием для дальнейшего роста, т.к. окружающий мир слишком сложен, чтобы с ним можно было справляться в одиночку. Собственник начинает упускать возможности. Тогда наступает момент делегировать полномочия. Сотрудники нужны не только для того, чтобы делать то, что сказал собственник. Они должны развиваться, и собственник должен направлять их и помогать им в их развитии. Поэтому начните делегировать вашу ответственность за ежедневные действия вашим сотрудникам и начните выделять себе время на создание долгосрочного видения.
Сначала создайте ощущение неотложности повышения производительности и донесите его до всей команды. Невозможно потратить на это слишком много усилий. Применяйте процесс DMAIC и сделайте цели и результаты очень наглядными для каждого и делайте это всеми возможными способами.
Сфокусируйтесь на принципе «В первую очередь – качество». Глубокая концентрация на качестве ведет к улучшению процессов. Качественные процессы создают качественные продукты или услуги, которые превращаются в довольных постоянных клиентов.
Во-первых, ИЗМЕРЬТЕ потери эффективности, такие как снижение скорости, потери от внеплановых остановок и потери из-за низкого качества. Затем начните улучшения: анализ потерь, анализ корневых причин, план улучшений и т.д. Если вы не измеряете, вы не можете улучшать.
Избегайте многозадачности!
Расчетливый риск вознаграждается. Без него мы бы до сих пор пользовались свечками.
Разберитесь в том, что такое вариации, и помогите разобраться в этом другим. Пока каждый не поймет, что результаты бизнеса и процессов могут варьироваться (и варьируются), вы будете гоняться за тенью.
Знайте, где вы находитесь сегодня во всех деталях каждого процесса, от продаж до доставки и оплаты. Сделайте карту и опишите каждый шаг, включая то, где и когда что-то идет не так. Если это проделать с полной честностью, точностью, открытостью и в значимых деталях, станут очевидными многие возможные улучшения. В описании своей зоны ответственности должна активно участвовать вся команда, она же должна принять активное участие в проектирование и создание будущего состояния. План изменений должен основываться на стартовой точке.
Прочитайте «Toyota Kata», определите видение и проблемы своей компании, определите текущее состояние с помощью анализа процессов, установите целевое состояние, используйте миницикл PDCA для достижения целевого состояния, используйте Kata коучинга для вовлечения сотрудников и отслеживайте ваш успех в сохранении результатов и непрерывных улучшениях.
Стандартизируйте. Внедрение хорошей программы стандартизации позволит вам изучить ваши процессы. Стандартизация будет также средством для идентификации проблем или зон возможностей. Если вы пытаетесь создать улучшения, не определив свой текущий процесс, вы можете в один прекрасный момент обнаружить, что все ваши действия неэффективны.
Обучите ваших лидеров циклу PDCA, связанным с ним инструментам качества, и создайте лидерам возможность вовлечь всех членов их команды в ежедневные нарастающие улучшения. Согласуйте усилия по постоянному улучшению с потребностями и целями бизнеса. Малый бизнес не имеет отделов улучшений, как в крупных компаниях. Изменения в организации должны исходить от нескольких лидеров. Фактически это лучший подход для устойчивого изменения культуры.
Посмотрите на операционный доход на единицу продукции в сравнении с накладными расходами и определите точку перелома. Владелец бизнеса может работать над увеличением операционного дохода на единицу продукции с помощью всех перечисленных инструментов и удерживать накладные расходы на минимуме. Бесхозность накладных расходов – убийца многих компаний.
Начните с измерения разницы между запланированной и фактической прибылью. Если фактическая прибыль ниже (а разница – это ваши убытки или потери), проанализируйте доходы и затраты и вы найдете проблему.
Следуйте тропой денег. Посмотрите, как вы тратите деньги, спросите, почему и не тратите их там, где не создается ценность для потребителя.
За стандартизацией должно следовать наблюдение за выполнением работы. Когда наблюдаемое отличается от того, что задокументировано, у вас появляется автоматическая возможность улучшения, либо изменив процесс в новое состояние, либо исправив его в соответствии с описанием. В любом случае вы выигрываете. Просто это не так легко сделать, как описать.
Слушайте людей, которые выполняют работу, и учите их как решать проблемы.
Определите ту часть работы, которая действительно добавляет ценность продукту, и работайте над исключением или минимизацией всего остального.
Работайте над хорошими отношениями и обменом ценностями, совместно определите согласованное видение, исключите все негативные формулировки и упирайте на уважение. Обсудите, где вы находитесь сегодня, и установите, что нужно сделать, чтобы двигаться дальше. Убедитесь, что требуемый уровень качества установлен, всем известен, достигнут, измерен. На поздних этапах сконцентрируйтесь на измерениях, но убедитесь, что и все остальное также поддерживается.
Выживание не является обязанностью!
Управление!
Продажи и денежный поток. Продажи, поскольку они показывают добавленную стоимость, денежный поток, потому что он показывает воздействие на поток деятельности.
Сфокусируйтесь на визуализации трех наиболее важных для успеха вашего бизнеса процессах, и спросите ваших сотрудников, чем они могут помочь для улучшения этих процессов.
Дайте работу правильным людям
Помните, что иногда должен измениться собственник, чтобы за ним последовали его сотрудники. Изменения относятся ко всем, а не только для подчиненных. В первую очередь посмотри на себя.
Проведите в малом бизнесе программу исключения потерь (удаляйте потери, повышайте устойчивость и гибкость).
Вы получаете то, что измеряете. Придите к согласию о том, что важно для вашего бизнеса, выполняйте корректные измерения и установите цели на будущее. Убедитесь, что у вас есть правильные инструменты для улучшений. Вовлеките ваших сотрудников в реализацию планов улучшений
Будьте уверены в ожиданиях клиентов. Голос клиента. Быть быстрее, дешевле, качественней. Создайте и наделите полномочиями команду (в ней могут участвовать сотрудники потребителей). Слушайте команду. Голос команды. Слышать, насколько я могу быть владельцем, лидером, членом команды.
Используйте Net Promoter System
Используйте принципы партизанского маркетинга. Это позволит сократить бюджет на маркетинг
Создайте стандарты работы в каждой области компании и улучшайте их постоянно по ходу развития: ваш рост будет постоянным!
Научите всех сотрудников видеть потери в организации, когда это произойдет, обученные сотрудники начнут немедленно сокращать потери. После этого вы можете начать строить планы осуществлять это более структурированным способом с помощью системы непрерывных улучшений.
Нарисуйте схему вашего ключевого процесса и воткните кнопки в местах, где есть видимые проблемы. Кучки кнопок показывают им, где были их проблемы.
Первым делом руководство компании должно ознакомиться с состоянием компании и текущим рыночным положением. Только после этого этапа бенчмаркинга можно сделать набросок стратегического плана для долгосрочных целей и определить краткосрочные задачи. Определи, кто ты и где ты находишься, разработай концепцию, где ты хочешь оказаться и что нужно для этого сделать. Держа в уме картину стратегии с целями и задачами, каскадируйте информацию о новом направлении компании по всем уровням организации. Усильте обязанности менеджмента по достижению успеха новой стратегии и окажите ей поддержку. Теперь у вас есть основание для погружения в текущие процессы. Я провожу анализ укрупненного потока создания ценности продуктов или услуг, который имеет самый протяженный критический путь (имеющий больше всего точек воздействия) по предприятию. (Используя длиннейший критический путь потока создания ценности, вы можете найти улучшения процессов, которые подобным образом применимы для других, более коротких потоков создания ценности.) Создайте кроссфункциональную команду для определения текущих дефектов и внедрите улучшения которые на них на целены и влияют как на краткосрочные, так и на долгосрочные цели. Все ДОЛЖНО соотноситься с новыми задачами, целями и стратегией вашей компании.
Сделайте так, чтобы каждый представил себя на месте клиента и увидел взаимодействие с клиентом как «Момент истины». Что они могут сделать, чтобы это взаимодействие стало лучше.
Вы не сможете сделать это в одиночку, позвольте вашей команде помочь вам. Вам нужно построить команду «думающих людей». Расскажите о вашем видении, миссии и целях, используйте простые способы измерения для того, чтобы помочь улучшить производительность, отмечайте достижения.
Концентрируйтесь на опыте ваших потребителей и работайте над повышением эффективности процессов, что также приносит пользу потребителям. Спрашивайте, влияют ли улучшения положительно и на потребителя и на компанию – это простой способ выбора приоритетов для усилий и ресурсов.
Если вы не можете это посчитать, вы не можете этим управлять.
Попробуйте решать небольшие проблемы, пока не потерпите неудачу, извлеките уроки из своих ошибок, снова попробуйте улучшить. Не просто анализируйте, но делайте что-нибудь.
Выполните упражнение DILO (Один день жизни…) за каждого сотрудника в течение короткого периода времени. Вы поразитесь тому, как много проблем и вопросов встает у них на пути в ходе обычной работы, которые вызваны вашими решениями или которые вы могли бы легко решить, в том случае, если бы знали о них.
Начните с улучшения ваших совещаний, всех ваших совещаний! Статистика показывает, что 50% времени совещаний является потерями. Как мы можем улучшить что либо иное (продукты и услуги), пока мы не отладили наиболее базовый процесс, в котором мы все участвуем каждый день – совещания? Плохая организация совещаний перетекает в культуру, влияя тем самым на качество ваших продуктов и услуг. То, как вы, владелец малого бизнеса, проводите встречи с вашими потребителями, поставщиками и вашей командой важно для вашего таймменеджмента и в конечном счете для вашего успеха!
При поставке и установке делайте все правильно с первого раза. Каждый раз, когда вы повторно посещаете клиента, чтобы что-то исправить, вы теряете прибыль от продажи. Если качество высоко – этого не произойдет, и вы получите ту прибыль, которую вы планировали, когда брались за работу.
Признайте свои ошибки!
Сделайте перерыв. Звучит глупо? Может быть. Но вы будете более производительны (и эффективны) когда вы свежи, чем когда ваши задачи выжимают вас 24 часа 7 дней в неделю. И во время перерыва киньте «взгляд с вертолета» на то, что вы делаете, это станет предпосылкой для всех других улучшений.
Вдохновляйте стремление к совершенству. Стремление к совершенству начинается сверху, если вы можете жить и дышать совершенно во всем, что вы делаете, вы будете воодушевлять стремление к совершенству в ваших сотрудниках и затем в ваших потребителях.
Забудьте на мгновение о производительности и сначала займитесь эффективностью и другими вопросами, связанными с ценностями клиента. Пока вы не знаете, какие правильные вещи нужно делать, делать вещи правильно не имеет особого смысла.
Во-первых, вложитесь в обучение владельцев и сотрудников лидерским навыкам с целью создать взаимосвязь с принципами, которые будут двигать организацию вперед. Таким образом, вы сформируете основу для культуры лидерства и непрерывных улучшений. Исследования показывают, что простое развитие отношений на основе принципов лидерства приводят к среднему росту производительности на 40%. Две основы бережливого подхода – уважение к людям (лидерство) и непрерывное улучшение. Большинство людей сначала, во многих случаях, фокусируются на только непрерывных улучшениях. Сначала нужно концентрироваться только на развитии людей, начиная с верхнего уровня, моделируя то, что ожидается теми, кто им подчиняется. Люди делают то, что видят.
Сначала нужно спросить: Вы знаете, зачем вы ведете этот бизнес? Если это потому, что вам нравится продукт, занимайтесь этим как хобби. Если вы делаете это ради денег, тогда структурируйте свою организацию, действия, приоритеты и капитал для увеличения дохода, и примите то, что следование этим путем будет означать, что вы закончите, имея в руках совсем другой бизнес. Решите, что вы делаете и почему, перед тем, как анализировать эффективность и влияющие факторы.
Будьте добавляющим ценность ЛИДЕРОМ в бережливой трансформации. Возьмите на себя обязательство стать лин-экспертом. Учитесь, пачкая свои руки грязью, участвуя в улучшениях. Уважайте людей и создавайте для них обучающее окружение, помните, что они – единственный актив, который растет в цене со временем! Если вы можете это сделать, эффективность не проблема!
Внедряйте программу непрерывных улучшений. Она должна вовлечь всех сотрудников организации в устранение потерь. Есть несколько базовых шагов, необходимых для обеспечения устойчивости. Одним из ключевых компонентов является картирование потока создания ценности и это позволит вашему бизнесу визуально понимать поток материалов, процессов, ПОТЕРЬ, по всему потоку создания ценности. Планы усовершенствований возникают из карты потока создания ценности, сфокусированной на устранении потерь. Приверженность руководства и наличие лидера/практикующего эксперта непрерывных улучшений – ключ к успеху.