«Когда руководитель не имеет визуализации рабочей нагрузки сотрудников, он рассматривает их как неограниченные ресурсы, способные обрабатывать бесконечное количество работы. Люди не неисчерпаемы. Они имеют максимальную пропускную способность и так же, как мукомольная мельница Оливера Эванса, они остановится, если испытывают перегрузку.»
Перевод по книге: Jim Benson, Tonianne DeMaria Barry «Personal Kanban», стр. 78
Мельница Оливера Эванса поддерживала «поток производства» — она имела механизмы, которые помогали механизировать весь процесс помола. В этом процессе мельник играл, тем не менее, важную роль: он следил за тем, чтобы объем подаваемого в жернова зерна соответствовал скорости помола, иначе зерна заполняли все жернова, те останавливались, и весь процесс прекращался. По крайней мере, так я понял по англоязычному описанию из книги «Personal Kanban»
Точно так же, если человеку дать сто тысяч дел и поручений, он «зависнет» — ведь каждое отдельное задание или поручение будет висеть в очереди, ожидая своего исполнения, даже больше, чем требуется на это самое исполнение.
Менеджеры действительно не обязаны помнить о всех поручениях или задачах, которые исполняют их подчиненные. У десяти человек по десять задач — и ты уже должен помнить о ста делах и как эквилибрист манипулировать ими в той части своего сознания, которая отвечает за контроль подчиненных.
Это сложно.
Поэтому часто менеджер «наваливает» на человека больше, чем тот может сделать. Не особо усердный исполнитель обычно начинает тянуть резину или жаловаться, показывая, что он занят, и тогда менеджер перекладывает задачи с него на другого, более ответственного сотрудника. А тот думает, что «менеджер и сам всё знает», поэтому нет смысла напоминать ему о всех поручениях, которые «стоят в очереди».
Иногда оказывается, что следующее поручение уже невозможно выполнить в какие-либо разумные сроки, и сотрудник начинает испытывать перегрузку, разочарование, а если ситуация не исправляется — отчаяние, и в конце-концов может «перегореть на работе».
Когда меня спрашивают, что делать в такой ситуации, я часто рекомендую пойти к менеджеру и напомнить ему полный список поручений, дополнив его вопросом: «в каком порядке мне всё это выполнять?»
Разумный менеджер поймет, что он «перестарался» и снимет часть неприоритетных задач, или отложит их. Но часто мне говорят, что ответом менеджера станет: «мне все равно, но вы должны всё это сделать вовремя», что говорит о том, что менеджер либо неразумен, либо любит оказывать административное давление, либо… вы можете предложить еще кучу версий.
Но на самом деле я думаю, что вопреки ожиданиям, большинство менеджеров всё-таки обладают достаточным уровнем разумности, чтобы понимать, что если подчиненный пришел с таким вопросом — значит он на грани. И давление здесь мало поможет в долгосрочной перспективе.
Еще один хороший способ дать менеджеру понять, сколько на вас висит дел — визуализировать все их, сопроводив оценкой времени выполнения. Десять задач по 2-3 часа каждая потребуют для реализации больше половины рабочего времени в течение целой недели, и если кроме них у сотрудника есть еще и «основные функциональные обязанности», то вряд ли он справится за эту неделю.
Как визуализировать? Как угодно. Стикерами на доске планирования, списком задач в Outlook или любой другой программе, как-либо еще. Но если эту визуализацию видит не только исполнитель, но и менеджер, он получает возможность регулировать загрузку.
Да. Тут есть недостаток: если дел мало, то и визуализировать нечего. Но такая ситуация может угрожать только ленивому или неисполнительному сотруднику, либо тем, кто привык бОльшую часть своего рабочего времени тратить не на работу, а на что-либо другое. Для человека, который ответственно подходит к своей работе, визуализация своей загрузки может принести только пользу.
У нас что то типа такой доски. Можно начать с простых списков заданий для каждого сотрудника в 2х экземплярах- у начальника и у сотрудника. Потом можно сделать файл Эксель в общем доступе, а можно и сразу где-нибудь в мегаплане работать.
У нас что то типа такой доски. Можно начать с простых списков заданий для каждого сотрудника в 2х экземплярах- у начальника и у сотрудника. Потом можно сделать файл Эксель в общем доступе, а можно и сразу где-нибудь в мегаплане работать.