Компания KaiNexus, за деятельностью которой в интернет я наблюдаю уже несколько лет, выпустила электронную книгу «Как выбрать платформу улучшений» («How to Choose an Improvement Platform»).
KaiNexus выпускает софт, который позволяет собирать, обрабатывать и анализировать идеи улучшений, этакая IT-платформа для системы изобретательства и рационализаторства. Я достаточно скептично отношусь к необходимости подобных систем (особенно в первое время функционирования систем подачи предложений, когда количество идей не превышает нескольких десятков в месяц), но книгу я скачал, чтобы понять как люди объясняют необходимость таких ИТ-платформ.
Настроившись вдребезги раскритиковать приводимые аргументы, а потом вчитавшись в них, я понял, что то, что в KaiNexus называют платформой улучшений, предполагает наличие достаточно четких и вполне значимых базовых условий, которые для многих российских предприятий не являются характерными.
Именно поэтому и получается, что для среднестатистического российского промышленного предприятия (попробуйте себе такое представить, если сможете) выбор ИТ-платформы для системы улучшений — далеко не первоочередная задача.
Чтобы подтвердить это, я хотел бы разобрать аргументы подробнее.
1. Лидеры получают возможность в реальном времени наблюдать деятельность по улучшениям
«Какого типа проблемы выявляют сотрудники, кто работает над их решением, как быстро эти проекты проходят сквозь трубопровод (реализации проектов — ВК), какое влияние они оказывают на компанию — знание всего этого имеет большую ценность».
Вообще говоря, да. Но вот вопрос: а у вас вообще есть вот этот самый трубопровод, по которому проекты реализации идей со свистом пролетают, принося пользу компании? Есть ли у вас вообще описание процесса обработки идей? Есть ли вообще в нем (процессе обработки идей) какие-то проблемы, или главная проблема в том, что идей нет или их столько, что за ними не стоит даже наблюдать? Имеет ли этот поток такую скорость, что его надо контролировать в режиме реального времени?
Если вы не можете дать положительные ответы на эти вопросы, то забавная фишка цифровизации процесса обработки идей, которая формулируется фразой «лидеры могут в реальном времени видеть деятельность по улучшениям», останется невостребованной. Т.к. ни один софт не сможет ни круговую диаграмму по пяти видам для трех идей нарисовать, ни анализ скорости прохождения проектов реализации идей по трубопроводу «потока улучшений» выполнить не сможет, если таких проектов — два с половиной, из которых один, вообще-то говоря, еще в прошлом году закрыли, но для улучшения статистики внесли в систему.
Кроме того, установка такой платформы на первых этапах создания процесса улучшений будет отделять лидеров от самого физического, потому что «всё можно увидеть в режиме реального времени, нет необходимости ходить в цех».
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? Работающий и отлаженный процесс обработки предложений, по которому одновременно движутся десятки, сотни или даже тысячи предложений разного масштаба.
2. Цели компании и отдельных сотрудников постоянны и сонаправлены
«Софт для поддержания непрерывного улучшения устанавливает для лидеров структуру, помогающую каскадировать цели от уровня штабквартиры до рабочих мест».
Это было бы здорово. Но откуда какой-то сторонней компании, разрабатывающей программное обеспечение, знать лучше вас, как должны каскадироваться цели в вашей компании? В лучшем случае вам помогут настроить структуру подчинения сотрудников в соответствии с организационной структурой компании, поскольку оргструктура-то точно у каждой мало-мальски живой компании есть.
Но разве вы и так не знаете свою оргструктуру, чтобы в соответствии с ней каскадировать цели? Или цели будет правильнее каскадировать каким-то другим образом? Но никакого другого образа разработчик программного обеспечения вам сам не предложит. Он сможет только автоматизировать тот хаос, который у вас есть на момент внедрения ИТ-системы.
Но хуже того то, что у большинства компаний нет даже цели первого уровня. И никакой процесс каскадирования, прописанный в программном продукте не поможет каскадировать отсутствующую, либо произвольным образом выдуманную цель.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? Сформулированная (лучше в формате SMART) и известная коллективу цель компании, продуманная и зафиксированная в любом виде (на бумаге, в таблице или диаграмме) структура каскадирования целей.
3. Лидеры могут влиять на культуру
«Программное обеспечение непрерывных улучшений служит в качестве панели управления культурой. Лидеры могут видеть, какие люди, команды и подразделения принимают подход и осуществляют положительные изменения. Они также могут отметить, где могут потребоваться дополнительные тренинги, коучинг и поощрение.»
Панель управления культурой? Серьёзно? Может еще и педали где-то под ней торчат? Газ/тормоз/сцепление при переключении культуры…
Если серьёзно, то лидеры могут влиять на культуру без какого-либо программного обеспечения. Иначе до появления компьютеров мы не слышали бы ни об одном лидере в истории человечества, который существенно повлиял на те или иные аспекты человеческой культуры, ведь без компьютеров программное обеспечение не работает.
Если же лидеру нужен какой-то дополнительный костыль для изменения культуры, даже такого конкретного, как формирование привычки к непрерывному улучшению, то это вызывает как минимум удивление.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? Такое сильное желание лидера изменить культуру, которое неизбежно подвигнет его на реальные действия.
4. Усилия и инвестиции подчеркивают важность улучшений
«Когда лидеры инвестируют в технологию, они подают четкий сигнал каждому, что это не преходящее увлечение и не метод управления этой недели»
Эй! Менеджеры! Хотите подать четкий сигнал каждому — сделайте заявление перед всем коллективом и дальше в течение нескольких месяцев, засучив рукава, участвуйте в соответствующей деятельности!
Иначе с тем же успехом закупка софта может превратиться в «покупку недели».
На самом деле практика «заставить себя заниматься фитнесом, купив годовой абонемент в спортзал» ни к чему хорошему не приводит, и многие знают это на своей шкуре. В случае с программным обеспечением вы просто тратите деньги компании, да еще и в существенно бОльшем объёме, а результат тот же самый, как и со спортзалом.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? Заявление перед всем коллективом и активная деятельность, которая может подтвердить, что слова не расходятся с делами.
5. Признание вклада сотрудников становится стандартной процедурой
«Лучший способ укрепить преимущества ежедневных улучшений и впечатлить людей возможностью индивидуального роста и развития карьеры — это признавать вклад тех людей, которые рискуют и принимают участие в улучшениях.»
Признавать вклад людей в процесс улучшений — это хорошее правило. Зачем для этого нужен программный продукт? Чтобы напоминать? «Поздравьте Васю Пупкина — его идея была реализована на прошлой неделе». От этого уже совсем недалеко до рассылки автоматических поздравительных писем.
С другой стороны, если такого процесса признания на начало внедрения программного продукта нет, то стандартизировать нечего и придумывание новой процедуры с большой вероятностью может привести к тем или иным эксцессам.
С моей точки зрения, признание людей — не то, что нужно автоматизировать. Либо вы цените работу людей потому, что вы так устроены, либо, если это обязательная часть процедуры, то это становится обязанностью, утрачивает элемент человечности и становится стандартной процедурой, или как еще говорят — рутиной.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? Наличие в любом виде действующей процедуры признания вклада сотрудников.
6. Вы можете посчитать эффект улучшений
«Программное обеспечение управления улучшениями помогает вам оценить результаты по сравнению с ключевыми показателями эффективности (КПЭ / KPI), такими как сокращение затрат, повышение удовлетворённости клиентов, повышение оценки качества и увеличение дохода»
Это хороший результат применения программного обеспечения. Действительно, без системы, которая сводит все цифры воедино, это будет сделать сложнее. Даже банальная таблица в MS Excel потребует больше усилий.
Но для того, чтобы это действительно работало так, как заявлено, нужно соблюдение двух условий:
KPI уже определены и установлены
В программный продукт вносятся данные о результатах применения отдельных идей
Если KPI не установлены, или выбраны «от балды», а целевые значения «взяты с потолка», если данные о результатах применения идей берутся из бухгалтерского учета, а не из анализа результатов применения идей улучшений, то дополнительное программное обеспечение становится вроде бы и не нужным.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? 1. Установленные KPI. 2. Данные о влиянии идей на значения этих KPI.
7. Программное обеспечение устанавливает единственную версию правды
«Программное обеспечение управления улучшениями — это альтернатива, которая даёт каждому члену команды один источник информации о последних изменениях. Все понимают ситуацию одинаково, потому что все получают одну и ту же информацию, независимо от того, где они находятся и в какое время это происходит, в отличие от электронных писем и файлов, которые могут устаревать.»
На самом деле один файл в общей папке решает ту же самую проблему при значительно меньших затратах, хотя обеспечить его сохранность несколько сложнее.
В остальном, единый источник информации — это хороший результат применения информационной системы. К сожалению, иногда сложно договориться о едином источнике информации, особенно в тех случаях, когда у вас есть несколько «наследных информационных систем».
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? Готовность использовать один источник информации.
8. Активное управление ускоряет улучшения
«Программное обеспечение управления улучшениями поддерживает информированность менеджеров о прогрессе в реализации каждого проекта, так что они могут осуществлять коучинг команды или устранять при необходимости препятствия. Каждый сотрудник знает, когда было назначено задание или когда была просрочена дата исполнения.»
По моему опыту, больше всего проблем в управлении изменениями возникает не из-за того, что менеджеры не имеют информации о текущем статусе дел, а из-за того, что у них нет возможности участвовать в процессе.
Что хорошего в том, что вы знаете, насколько затянулась реализация той или иной идеи, если у вас нет времени на коучинг, обучение или устранение препятствий, которые можно выявить с помощью имеющейся информации. Если менеджер имеет время (или желание) только на раздачу пинков — дополнительное информирование не даст желаемого результата.
То же самое обстоит с информацией о сроках назначения и исполнения заданий. Если на одну дату назначается десять крупных задач, то нет никакой разницы, узнали ли вы об этом сразу или через час, если времени на реализацию всех задач заведомо не хватает.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? 1. Готовность менеджеров выделять время на участие в развитии отдельных сотрудников и целых команд. 2. Реалистичность сроков исполнения заданий.
9. Больше смысла в совещаниях
«Слишком много времени тратится на уточнение текущего статуса дел, и слишком мало уделяется обсуждению конкретных действий»
Конечно здорово, если программное обеспечение, являющееся единой точкой получения информации о состоянии дел, позволяет не тратить время на выяснение текущего статуса. Но для этого в нем должно отражаться текущее состояние.
Кроме этого, для того, чтобы придать больше смысла времени, которое тратится на различных совещаниях, требуется не программное обеспечение, а желание и умение управлять совещаниями, которые должны развиваться в менеджменте компании.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? 1. Наличие информации о текущем состоянии, в любом виде. 2. Навыки менеджеров по ведению совещаний.
10. Создано хранилище знаний
Программное обеспечение служит местом накопления всей информации о возможностях для улучшений и проектах улучшений.
Следует отличать две вещи: программное обеспечение может служить местом накопления информации и на самом деле является местом накопления информации.
Даже если разработчики заложили в программное обеспечение возможность накопления того или иного вида информации, не факт, что компания сможет использовать эту возможность.
Для того, чтобы это произошло, нужно, чтобы компания была заинтересована в накоплении информации, имела бы подходящие описания структуры накапливаемой информации, и процедуры, которые приводили бы к сбору, вводу и структурированию информации.
Без всего этого программное обеспечение останется пустым ящиком для бесценных сокровищ.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? 1. Желание накапливать информацию. 2. Структуры описания накапливаемой информации. 3. Действующие процедуры сбора информации.
11. Более последовательное управление изменениями
«Иногда… воодушевление людей приводит к изменениям, которые скорее вредят, чем несут пользу, или к улучшениям, которые невозможно измерить. Программное обеспечение управления улучшениями помогает справиться с этим, создавая последовательный процесс осуществления изменений во всей организации.»
Действительно, люди иногда придумывают такие идеи, которые кажутся им чрезвычайно ценными или важными, но в итоге либо не приносят пользы, либо вообще наносят вред текущему состоянию.
Программное обеспечение не может само по себе бороться с человеческими эмоциями. Для борьбы с описанной проблемой нужно создать процесс объективной оценки предложений. Кстати, лично я, например, не согласен с утверждением, что идеи, не приносящие измеримой пользы, не стоит реализовывать. Но это отдельная история.
В любом случае, без наличия систематического процесса оценки предложений и результатов их реализации, программное обеспечение не сможет препятствовать реализации бесполезных идей.
Универсального процесса оценки на самом деле нет, т.к. оценка должна учитывать и связь идей и целей организации, а последние могут быть совершенно уникальными, что означает невозможность создать универсальный процесс оценки.
Что должно быть в базисе для приобретения информационной платформы? Процесс объективной оценки подаваемых предложений.
Базис для платформы
Если собрать вместе всё, что необходимо для того, чтобы заработали условия использования информационной платформы, то получится следующий список:
Работающий и отлаженный процесс обработки предложений, по которому одновременно движутся десятки, сотни или даже тысячи предложений разного масштаба.
Сформулированная (лучше в формате SMART) и известная коллективу цель компании, продуманная и зафиксированная в любом виде (на бумаге, в таблице или диаграмме) структура каскадирования целей.
Такое сильное желание лидера изменить культуру, которое неизбежно подвигнет его на реальные действия.
Заявление перед всем коллективом и активная деятельность, которая может подтвердить, что слова не расходятся с делами.
Наличие в любом виде действующей процедуры признания вклада сотрудников.
Установленные KPI для процесса улучшений.
Данные о влиянии идей на значения этих KPI.
Готовность использовать один источник информации.
Готовность менеджеров выделять время на участие в развитии отдельных сотрудников и целых команд.
Реалистичность сроков исполнения заданий.
Наличие информации о текущем состоянии, в любом виде.
Навыки менеджеров по ведению совещаний.
Желание накапливать информацию.
Структуры описания накапливаемой информации.
Действующие процедуры сбора информации.
Процесс объективной оценки подаваемых предложений.
Отсутствие чего-либо из этого списка не означает, что вам нельзя приобретать и использовать программное обеспечение управления системой улучшений. Однако чем больше из этих 16 пунктов в вашем случае имеется в наличии, тем больше шансов на то, что использование специализированного программного обеспечения для работы с предложениями по улучшению может принести вашей организации дополнительную пользу.
Узнать, кто эти люди…
