Когда пора стандартизировать процессы?

Давно не задавали такие интересные вопросы. Цитирую:

“Скажи пожалуйста, а есть ли какая-то авторитетная теория, которая отвечает на вопрос: когда необходимо стандартизировать процессы в компании?”

Первое, что пришло мне в голову: “процессы надо стандартизировать всегда, независимо ни от чего”, но на это я сразу получил возражение: “ну подожди, по Адизесу у организации есть фаза развития, когда стандартизация может оказаться вредна”.

Это верно. От стартапа и до превращения в стабильную компанию, любому новому бизнесу нужно пройти стадию создания продуктов или услуг, придумывания лучших процессов по их производству или оказанию, стадию разработки новых технологий, видоизменения существующих, придумывания новых опций, фишек и рюшек для привлечения потенциальных клиентов.

В этот период еще нечего, по большому счету, стандартизировать, т.к. изменения происходят постоянно, ежедневно, а то и быстрее. Пока компания находит лучший способ удовлетворить потребности клиентов, не надо мешать менять то, что есть прямо сейчас. Любая стандартизация закрепит не самый эффективный способ действий, что принесёт только вред.

Так что получается, что такой период жизни компании или бизнес-процессов, когда их не надо стандартизировать, существует, и длится он не нулевое время.

Тогда возвращаемся к вопросу. Если мы допускаем, что компания может какое-то время существовать в нестандартизируемом состоянии, то что может быть индикатором того, что “уже всё, пора стандартизировать”?

Возможно, стоит отталкиваться от нашего понимания текущего состояния процессов. Вот что я имею в виду:

1. Если основные мысли о деятельности звучат в тональности “можно вместо этого попробовать вот так или эдак, кажется, может получиться лучше”, то процесс находится в стадии экспериментирования – мы всё еще продолжаем придумывать, как этот процесс организовать так, чтобы он был максимально эффективен в тех терминах, которые мы себе на этот момент придумали.
2. Если основные мысли о деятельности звучат в тональности “опять не получается. Попробуем обходной путь или напряжемся посильнее, но лучше было бы, если бы все работали как надо”, то процесс находится в установившемся, но при этом слабоуправляемом состоянии – т.е. технологию мы уже определили, договорились, устно или интуитивно, но, поскольку, четкой договорённости нет, то участники процесса то и дело отходят от договорённостей, чем создают проблемы друг для друга, хотя общий результат не становится лучше – эффективность не растёт.

Интересен тот факт, что первое состояние в целом неустойчивое – т.е. основные усилия действующие лица прилагают к тому, чтобы изменить процесс в соответствии со своими представлениями о том, как он может стать лучше, вывести процесс из существующего состояния. А вот второе состояние – устойчивое, хотя при этом оно может быть весьма нестабильным из-за того, что нет способов им управлять – нет четких правил и стандартов. Т.е. в каждый момент времени такой процесс может сильно отклоняться от “среднестатистического состояния”, но при этом все его участники так или иначе пытаются поддерживать это среднестатистическое состояние.

Так где этот самый триггер, который переключает семафор в состояние “пора стандартизировать процессы!!!”?

Можно было бы сказать, что это тот самый момент, когда кривая эффективности процесса в заданных вами показателях (объем производства, производительность, себестоимость или что угодно еще) перестаёт расти и стабилизируется.

Но как вписать в эту идею Томаса Эдисона с его тысячей попыток сделать лампочку накаливания? Эта его тысяча экспериментов – это стабильный процесс с нулевым результатом или это еще просто даже не процесс, т.к. результата нет вообще? По логике – второе. Но если так ставить вопрос, то любое стремление владельца процесса добиться от этого процесса большего, чем тот выдает в данный момент, является поводом сказать, что процесс находится в первой, нестабильной фазе. Даже если ничего не меняется, даже если результаты остаются теми же, а владелец процесса жаждет изменений.

Единственное отличие в этой истории между Томасом Эдисоном и “среднестатистическим владельцем процесса, жаждущим изменений” в том, что Эдисон реально проделал невероятное количество экспериментов, а владелец процесса обычно ограничивается нематериализуемой жаждой – хотеть хочет, а делать ничего не делает.

Мне было бы интересно, что еще можно сказать на эту тему. Пишите в комментариях.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…