В свое время я решил, что если разобраться в том, почему этапы 5S расположены именно в таком порядке, то и запомнить этот порядок станет легче. Чтобы еще больше упростить вам задачу, я сравню 5S с «генеральной уборкой» — той «процедурой», которую многие из нас выполняют после сообщения о том, что «завтра приедет начальство», или «завтра приедут гости/родственники/родители/дети».
Генеральная уборка или 5S?
Итак, какова последовательность этапов в 5S? Я буду называть этапы по смыслу, а не общепринятыми названиями на букву «С»
Удаление ненужного
Рациональное размещение
Уборка
Стандартизация
Постоянное улучшение
Какова последовательность этапов в «генеральной уборке»? Приведу один из примеров, т.к. процедура не настолько стандартизирована, как 5S:
Спрятать все, что лежит на виду, по шкафам, полкам, ящикам
Если в каком-то ящике или шкафу лежит столько всего, что он не закрывается — выбрать пару вещей и перепрятать, если некуда — оставить на виду. В худшем случае — выкинуть
Протереть / вымыть / пропылесосить все освободившиеся поверхности
Разложить все, что осталось на виду, так, чтобы оно выглядело аккуратно разложенным.
Итак, теперь, когда мы освежили в памяти последовательность действий, давайте попробуем «спутать карты» в последовательности этапов 5S.
Все этапы можно поделить на две группы. Первые три этапа связаны с физическими действиями (физика), последние два этапа — с «изменением культуры» или «изменением подхода к работе» (лирика).
Можно ли их поменять местами?
Физика или лирика?
Что будет если мы сначала попробуем изменить подход к своей работе, а потом в соответствии с измененным подходом неведем порядок? Ничего не будет. «Давайте придумаем стандартизированный порядок на своих рабочих столах». Или «давайте введем стандарт обслуживания клиентов». Или «давайте введем правило, что каждый станочник в конце смены должен выполнять уборку станка, проверять уровень масла в системе смазки и записывать в журнал все проблемы, для решения которых нужен дежурный механик или электрик». Или «давайте вывесим почтовые ящики для предложений». Или «у нас мало рационализаторских предложений, наверное никому не интересно получать за предоложение по сто рублей. Пусть будет 150.»
Все такие идеи умирают на стадии обсуждения. Почему? Потому что никто не знает «как это будет выполняться». А те кто знает — не могут договориться, чей вариант правильнее.
В этом смысле это похоже на то, как если бы при строительстве нового дома вы пробовали угадать, где будут ходить по газону люди, чтобы заранее заасфальтировать эти дорожки. Можно угадать, но чаще всего полпути жильцы дома будут ходить по газону, и хорошо, если им не придется перелазить через забор.
Поэтому нужно дать возможность ФИЗИЧЕСКИ сделать то, о чем идет речь, а уже затем устанавливать правила, что «именно так правильно и именно такие правила нужно выполнять».
Вывод — физика должна идти первой.
По местам!
Предположим, первое, что бы мы делали при организации рабочих мест — размещали бы все по своим местам. А потом уже принимали решение — что из жтих вещей нужно, что не нужно, а что нужно, но крайне редко.
Понятны последствия: мы будем таскать из одного угла в другой разное барахло, придумывая, где устроить «склад для хлама», где взять второй гараж для хранения старых вещей или пару лишних балконов для старой мебели…
А потом окажется, что все что мы бережно складывали в этот склад, пролежит там лет пять, придет в негодность и будет выкинуто. При этом мы все пять лет будем жить без свободного места на складе, без возможности входить в гараж прямо, а не боком согнувшись, и без возможности выйти как-нибудь теплым летним вечером на балкон выпить чашечку чая, любуясь на звездное небо.
Хуже того, уборка таких «мест захоронений псевдонужных предметов» — дело неблагодарное, потому что убираться там просто невозможно, а значит грязь, пыль, масло, и прочие виды загрязнений будут скапливаться там все пять лет.
Сначала нужно вымыть
А что будет, если сначала просто удалить всю грязь, пыль, протекшее масло, опилки, гарь и так далее, а затем уже наводить порядок в вещах? Наверное, так тоже можно делать, только в этом случае после перемещения полезных или бесполезных вещей придется снова брать в руки тряпку, мыло, воду, и удалять грязь из под отодвинутого ящика с инструментами, либо протирать пыль из-под выкинутых стопок старых и уже ненужных папок с бумагами.
«Генеральная уборка» и «лирика»
Чего не хватает «генеральной уборке»? Действий по закреплению успеха. Там, где в 5S наступает время стандартизации, в случае, когда мы делаем просто генеральную уборку, это заканчивается только тем, что все возвращается к исходному состоянию и через некоторое время вся генеральная уборка повторяется по-новому в полном объеме. Никто не стремится соблюдать правило «спрячь все, что тебе не нужно в данный момент в ящики и шкафы» — это же просто неудобно, там столько всего набито, что искать каждый раз то, что нужно, долго и неинтересно. Инструменты, документы, оснастка, прочие принадлежности выползают из своих углов и занимают привычные места, загромождая столы, верстаки, полки, пол и т.д.
У генеральной уборки есть одно видимое преимущество. Поскольку она выполняется довольно редко, то, по ощущениям, требует меньше усилий, чем ежедненвые труды по наведению и подддержанию порядка в рамках 5S. Насколько эти ощущения верны — решать вам. Я могу привести только одну достаточно близкую анналогию. Когда-то я отпустил длинные волосы. Не просто «хвостик», а весьма приличной длины «хвост». И довольно быстро понял, что для меня проще и занимает меньше времени — расчесывать волосы раз в две недели, или ежедневно. Так что у есть ответ на вопрос, что проще — редкие генеральные уборки или ежедневный 5S. Вы можете дать свой ответ.
Итого
Итак. Перед тем как что-то стандартизировать или совершенствовать, нужно, чтобы это ЧТО-ТО существовало. Поэтому перед введения стандарта чистоты на рабочем месте нужно сделать так, чтобы эта чистота появилась и поддерживалась на рабочем месте.
Перед тем, как выполнять уборку, нужно, чтобы на рабочем пространстве все занимало свои законные места, и чтобы ничего лишнего не мешало удалять грязь, пыль, мусор и т.д.
Перед тем, как размещать какой-то предмет или инструмент на новом месте, стоит подумать, а нужен ли он здесь вообще.
Таким образом, последовательность действий в 5S следующая:
Удаляем из рабочего пространства все, что ненужно. Все, чем пользуемся редко, можно отложить подальше. Чтобы не мешалось под рукой. Чем реже предмет нужен — тем дальше его можно убрать. Вплоть до выбрасывания.
Оставшиеся регуряно используемые предметы размещаем так, чтобы они всегда были под рукой, т.е. там, где используются. Молоток не стоит держать дома в шкафу с посудой, а гаечные ключи — в рабочем шкафчике для сменной одежды.
Убираем все виды загрязнений, которые есть на рабочем месте, запоминаем, откуда грязь появляется и придумываем, как уменьшить шансы возникновения новой грязи.
Когда ничего лишнего нет, все лежит на местах и уборка завершена — можно делать стандарты. Не надо делать документ из 150 страниц с подробным описанием где что должно лежать — одна фотография скажет больше сотни слов, а проверить соответствие рабочего стола фотографии сможет даже ребенок.
Когда стандарты выполняются и ситуация не ухудшается — пора задуматься над тем, как сделать, чтобы стандарт стал еще лучше, а следовать ему стало бы проще.
