Один из любимых способов описания сложных процессов, в которых задействовано множество участников — swim lane diagram, или диаграмма «плавательные дорожки».
С помощью «плавательных дорожек» очень хорошо описываются офисные процессы.
Плавательные дорожки
Что такое «плавательные дорожки»?
Это алгоритм выполнения процесса, поделенный на линии, полосы, «дорожки», в каждой из которых собираются действия, выполняемые одним из участников.
Дорожки могут располагаться вертикально (как в примере в начале статьи), так и горизонтально.
Предположим, в каком-то офисном процессе участвуют несколько человек: клиент, региональный менеджер, продуктовый менеджер, контролер, менеджер проекта, и так далее. Каждому из них на диаграмме выделяется своя «дорожка». Элементы процесса располагаются на дорожках в соответствии с тем, кто что выполняет.
Процесс подписания договора
Диаграмма позволяет не только видеть последовательность действий, но и моменты, когда ответственность за процесс переходит от одного участника процесса к другому. Чаще всего, в неотлаженных процессах, именно в этих точках и возникает вид потерь под названием «ожидание»: например, документы или информация накапливается перед тем, как ее передадут в другой отдел, или другому сотруднику, или уже переданная информация ждет появления этого сотрудника для того, чтобы он поставил свою визу. В других случаях кроме ожидания возникают потери в виде лишних перемещений информации и ее переделок в тех случаях, когда какой-то части из всего набора данных не хватает.
Чтобы оптимизировать процесс с помощью диаграммы «плавательные дорожки» нужно свести к минимуму количество передач процесса между участниками. В идеале, каждый должен участвовать в процессе один раз на всем его протяжении, как в эстафете: пробежал свой этап, передал заказ — эстафетную палочку следующему по процедуре участнику, и все, больше не возвращайся к этому заказу. Для каждого момента передачи эстафетной палочки должен быть составлен полный набор информации, которая должна передаваться. Если чего-либо не хватает, это будет означать, что процесс остановится и все участники будут ждать, пока не появится необходимая информация.
Можно дополнить «плавательные дорожки» шкалой времени, которая отражает длительность отдельных операций, тогда получится комбинированная функционально-временная диаграмма процесса.
Пример диаграммы в Visio
Отличный шаблон для работы с «плавательными дорожками» имеется в Microsoft Visio. В англоязычной версии Visio шаблон находится в категории Business Process и называется Cross Functional Flowchart, что можно перевести как «диаграмма кроссфункционального потока».
Валерий спасибо за статью, помогли оперативно найти софт для изображения плавательных дорожек.