Предлагаю вам перевод статьи Тамры Уолны (Tamra Wolny), которая была опубликована на сайте isixsigma.com.
На третий года развертывания шести сигм в корпорации Ball (известной по стеклянным банкам для консервирования) команда улучшения процесса начала инициативу «визуальная фабрика». Целью инициативы была разработка визуальных обозначения для цехового уровня, которые бы не только помогали персоналу определять, на чем нужно концентрировать свои усилия, но и отображали бы состояние здоровья компании. Эти визуальные знаки должны были стать движущей силой для проектов желтых, зеленых и черных поясов. Они должны были не только демонстрировать возможности для улучшений, но и подчеркивать успех осуществленных улучшений. И, вооружившись идеей создания исключительной приборной панели, команда приступила к делу.
Шаг 1. Вопросы
Было задано и выслушано несколько вопросов:
Как должна выглядеть приборная панель?
Сколько метрик должно быть на приборной панели?
Как можно представлять данные так, чтобы их можно было легко перекраивать для разных уровней управления организации?
Кто будет использовать приборную панель?
Шаг 2. Выбор инструмента
Бережливое производство не предполагает больших расходов времени и денег на внедрение новых систем. Это замечательно, если вы начинаете с рукописной приборной панели. Разработайте метрики и обновляйте их на доске раз в день. Ball стремилась получить действенные метрики, а не ослепить всех ярким продуктом. Ball уже использовала систему отчетов компании Cyberscience, поскольку система включала инструменты для создания приборной панели, то выбор был остановлен на приборной панели Cyberscience.
Шаг 3. Основы проектирования приборной панели
Эффективная приборная панель должна:
отображаться на одном экране (пролистывание экрана не требуется);
отображать от трех до семи показателей;
демонстрировать данные, которые должны максимально близко отражать состояние в реальном времени;
включать показатели, на которые может оказывать влияние одна из целевых групп пользователей;
должна легко и просто читаться, включать минимум текстовой информации;
исключать необходимость в бумажных отчетах.
Эффективная приборная панель не должна:
быть всем для всех;
включать более семи показателей;
требовать пролистывания экрана для того, чтобы увидеть главные показатели;
содержать много текста;
исключать необходимость в детализированных отчетах.
Шаг. 4. Определение пользователей
Команда начала проектирование приборной панели с определения показателей, но быстро пришла к выводу, что сначала следует определить категории пользователей. Кто будет действовать на основании данных приборной панели? В компании Ball было установлено, что наибольшую пользу визуальные показатели должны давать для цехового уровня. Сотрудники цехов должны иметь возможность использовать данные приборной панели для того, чтобы направлять и осуществлять улучшения в производственных линиях.
Шаг 5. Разработка показателей
Имея в виду определенную целевую аудиторию, на следующем шаге нужно было определить от трех до семи показателей, которые бы лучше всего подходили для управления улучшениями на цеховом уровне. Несколько сессий мозговых штурмов привели к следующим выводам о различных типах и частоте обновления показателей:
Типы показателей
Безопасность
Стоимость запасов
Количество или стоимость дефектной продукции
Объем продаж в штуках или в денежном выражении
Производительность линии (по отношению к стандарту)
Затраты на обслуживание и ремонты
Расходы на отбраковку продукции линии
Затраты на отбраковку дефектного сырья
График выполнения плана
Принятые или закрытые жалобы от клиентов
Время простоя производства
Частота и уровень детализации:
рабочий день
неделя
месяц
год к году
бригада
В течении недели все варианты рассматривались персоналом разных уровней управления как на корпоративном уровне, так и на уровне производственной площадки. Вот список окончательного набора показателей:
безопасность;
объем произведенных и хранимых дефектных материалов (в денежном выражении);
запасы (в денежном выражении);
брак на линии (проценты);
производительность линии (проценты);
жалобы клиентов (количество);
затраты на обслуживание и ремонты (в денежном выражении).
Для главной панели инструментов была выбрана частота «период-к-дате», в этом случае это был месяц-ко-дню. Достичь этого соглашения было значительно сложнее, чем договориться о самом наборе параметров. Компания Ball имеет 11 заводов, и у ее сотрудников было много идей о том, как следует использовать показатели для оперативных решений — например, некоторые заводы хотели, чтобы показатели использовались бригадами, некоторые заводы хотели видеть показатель за последний рабочий день (который определен как последние 24 часа), а некоторые хотели видеть показатели за неделю. В конце-концов, члены команды сошлись на том, что показатели нужны для того, чтобы направлять возможности улучшений, а не реакцию по тушению пожаров. По этой причине было принято решение, что оптимальной частотой будет «месяц-ко-дню». Далее, ожидания состояли в том, что когда возможности улучшений определены, каждая команда, которая работает над улучшениями, будет вести детализированный отчет, необходимый для поддержания усилий по улучшению.
В дополнение к «периоду-к-дате», в приборную панель также добавили линейные диаграммы за последние 12 месяцев, 13 недель и 30 дней.
Шаг 6. Определение уровней детализации данных
Следующий этап заключался в определении того, какой потребуется уровень детализации данных, а это означало возврат к выбранной целевой аудитории. Здесь, приборная панель создавалась в первую очередь для того, чтобы направлять проекты улучшений на цеховом уровне. В конце-концов, данные должны быть понятны для рядовых сотрудников, или они будут обречены на провал.
Задача усложняется еще и тем, что следует принимать во внимание множество заводов, каждый из которых поделен на цеха, и каждый цех имеет множество производственных линий. Необходимо, чтобы показатели можно было детализировать до уровня одной производственной линии, чтобы на их основе можно было осуществлять корректирующие действия на уровне цеха.
Приборная панель, однако, должны быть такими, чтобы их можно было просматривать — с пользой — на разных уровнях менеджмента. Например, менеджер цеха захочет видеть цифры на уровне цеха. Аналогичным образом, менеджер завода захочет увидеть данные, агрегированные на уровне завода. Лидер компании может пожелать увидеть данные на уровне отдельных цехов или детализировать показатели до отдельных заводов.
К счастью для Ball, панель управления Cyberscience давала пользователям возможность управлять несколькими уровнями данных. При использовании рукописной панели управления, начните с того уровня, на которые может воздействовать главная целевая аудитория — в этом случае это был бы уровень данных для производственных линий.
Шаг 7. Проектирование изображения — визуальный менеджмент
Для отображения любого формата данных был разработан базовый формат.
Рисунок 1. Пример формата изображения показателя
Целевое значение обозначено и отражается в верхней части ячейки показателя. Цифра в центре (1,61) — это среднее значение за последний месяц (месяц-к-дате). Здесь оно зеленое потому, что оно лучше целевого показателя. Цифра внизу (0,41) показывает отклонение по сравнению с предыдущим периодом. Здесь оно красное и нарисована красная стрелка вверх, потому что хотя результат и лучше целевого показателя, но он не настолько хорош, каким он был в прошлом периоде. Каждый может достаточно быстро увидеть, что здесь есть возможности для улучшений. Это просто.
Рисунок 2. Пример показателя с плохим результатом
На втором рисунке показан пример показателя, который может подтолкнуть к созданию проекта бережливых шести сигм для его улучшения. По этому показателю результат ниже цели и ухудшился по сравнению с предыдущим периодом.
Была выбрана программа для создания приборной панели, были отобраны показатели, выбран формат отображения показателя, определены уровни детализации. Что дальше? Соединить все это вместе и в результате получилась панель управления, обеспечивающая демонстрацию показателей на всех уровнях — от корпоративного уровня до уровня отдельной производственной линии каждого завода — одних и тех же семи показателей на каждом уровне. На рисунке 3 показана полная панель управления для одной из линий одного из заводов.
Рисунок 3. Приборная панель со всеми ключевыми показателями (примечание: показатель «Дефекты» не имеет целевого значения, показатель «Обслуживание и ремонты» не имеет отклонения от предыдущего периода)
Следует повторить, что если компания использует рукописные приборные панели, то целью должно быть следующее:
Сохранить приборную панель максимально простой.
Использовать данные, на которые может влиять целевая аудитория.
Шаг 8. Представление приборной панели
Приборная панель готова, правильно? Неверно. В некоторых случаях создание приборной панели — самая простая часть работы. Наиболее сложная часть этого процесса — это определить, как лучше всего организовать доступ к ней. Команда улучшения процесса может пожелать, чтобы панель управления была видимой, интерактивной и доступной взору большого количества людей. Вариантами для изображения приборной панели являются планшеты, большие экраны, рабочие станции, терминалы, и т.д. В компании Ball выбор варианта демонстрации данных был остановлен на большом мониторе с сенсорной панелью. Приборная панель не только хорошо видна, она еще и идеально подходит для управления «цеховыми совещаниями», короткими 15-минутными стартовыми встречами для обсуждения состояния дел с точки зрения производства.
Шаг 9. Обучение
Поскольку показатели панели управления просты для понимания, в качестве главного метода обучения были выбраны вебинары. Имея по всей Северной Америке 13 заводов, компания Ball обнаружила, что вебинары идеальны для обучения множества людей, находящихся в разных местах. Команда также создала короткое учебное пособие, доступное для каждого. В дополнение к этому члены рабочей группы сделали после вебинаров несколько персональных звонков для того, чтобы упростить пользователям использование этого инструмента.
Тренинг был очень простым, но внедрение проходило намного сложнее. Команда продолжала искать дополнительные способы для развития внедрения приборной панели. Одним из таких способов стало применение стоячих цеховых совещаний для менеджеров и членов рабочих коллективов, на которых обсуждалось, как действовать в соответствии с приоритетами, отображаемыми приборной панелью.
Шаг 10. Обратная связь
Обратная связь — штука хорошая, но будьте осторожны. Первая обратная связь, полученная компанией Ball, была, по сути, попыткой сделать приборную панель универсальным инструментом для всех. Но приборная панель создавалась не для этого. (Это хороший момент для того, чтобы вернуться назад и перечитать основы проектирования приборной панели на третьем шаге). Приборная панель не заменит все детализированные отчеты. Эти отчеты будут по-прежнему нужны, но к счастью они будут использоваться только для лучшего понимания элементов, которые стали целями для улучшений. (Для Ball, например, они могли относиться к конкретным производственным линиям).
Основываясь на этой обратной связи команда добавила вкладку «год-к-дате» и начала работу над вкладкой, которая должна будет показывать некоторые показатели за предыдущий рабочий день. Также изменился метод расчета метрики «»брак на линии». Однако Ball не добавляла на главную страницу никаких других показателей — она по-прежнему придерживается правил, изложенных в основах проектирования приборной панели.
Технология визуализации