Ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, может интересовать многих. Но сложно дать однозначный ответ, даже примерные границы сложно указать, и я объясню, почему.
Время будет зависеть от нескольких факторов:
Плачевность исходного состояния
Масштабы внедрения
Мобильность культуры компании
1. Плачевность исходного состояния
Если «всё плохо», если в рабочем пространстве царит разруха или состояние, от которого до разрухи рукой подать, то может потребоваться больше времени, хот бы только для того, чтобы выправить ситуацию до среднестатистического нормального состояния.
Берите и умножайте предполагаемые сроки на 2, а то и на 5 (если ресурсов нет, и в ходе внедрения их появление не предвидится, значит многое придётся делать «из подручных материалов» и применять незаурядную смекалку).
Если состояние рабочего пространства и так недалеко от идеала, то и времени на корректировку потребуется меньше.
2. Масштабы внедрения
Чтобы изменить состояние одного участка, на котором работает до 20 человек, достаточно недели. Чтобы добиться устойчивого порядка в таком рабочем пространстве, потребуется несколько месяцев – от двух-трех до полугода. После этого люди привыкнут к новым условиям и смогут самостоятельно их поддерживать.
Если таких участков 100, придётся каким-то образом масштабировать эту процедуру. Конечно же, не надо ждать, когда на условном участке №23 новые правила устоятся и люди к ним привыкнут, прежде чем переходить к участку №24. Но одновременно изменять состояние ста участков точно невозможно.
С другой стороны, хорошей практикой может стать «неформальное соревнование» между несколькими участками, которые входя в программу организации порядка одновременно. 3-4, например. Тогда есть возможность показать отстающим на успехи лидеров. Это может подтолкнуть их к более активным изменениям.
В любом случае, в какой-то момент надо будет подводить итоги даже неформальному соревнованию, а это означает, что количество таких участков не должно быть слишком большим: если соревнование выигрывает один из двадцати участков, сложно сохранить интерес – многие почувствуют, что «им не дано талантов в этом виде спорта».
Самый масштабный проект развертывания 5S, в котором я участвовал, предполагал одновременную работу с коллективом около 5000 человек. При довольно плачевном исходном состоянии потребовался целый год, чтобы осуществить изменения, свойственные для первого и второго этапа 5S. Это очень медленно, но физические масштабы результатов впечатляли. Например, за это время освободили несколько тысяч квадратных метров производственных площадей от всяческого хлама, металлолома и списанного оборудования.
3. Мобильность культуры компании
Чем легче люди относятся к изменениям, которые происходят в их работе, тем быстрее вы достигнете результата. В противном случае вы рискуете нарваться на серьёзное сопротивление, которое еще нужно будет суметь преодолеть или обойти на пути к желаемому результату.
Убеждение всех участников в полезности изменений может занять достаточно много времени. Причем, в некоторых случаях придётся начинать с малого, просто чтобы показать, что изменения не приносят вреда, а удобство выполнения работы компенсирует дискомфорт от непривычной обстановки.
Нужно ли акцентировать внимание на отдельных этапах 5S?
У экспертов нет единого мнения на эту тему. Кто-то говорит, что лучше выполнять изменения поэтапно, от шага к шагу, а другие считают, что нужно выполнять изменения сразу «по всему фронту».
Думаю, что подходящий вариант зависит от тех же факторов.
Если исходное состояние неплохое, рабочее пространство компактное, а сотрудники легко воспринимают изменения, то можно осуществить большинство изменений «в один присест». За один день можно вычленить из рабочего пространства всё ненужное, определить места расположения для всех оставшихся полезных объектов, осуществить базовую уборку и подготовить основание для будущих стандартов. Последующее время потребуется только для дополнения и корректировки первоначального варианта.
При больших масштабах ожидаемых изменений лучше двигаться поступательно: сначала сконцентрировать внимание только на удалении ненужного. Когда эта фаза завершится и вы будете уверены в том, что в рабочем пространстве осталось только то, что нужно для выполнения работы, только после этого можно переходить к рациональному размещению всего, что осталось. И только когда каждый предмет нашёл своё место, переходить к организации процедур уборки и очистки, потом – к формированию стандартов, и уже совсем в конце – к разработке процедур проверки и поддержания установленного порядка.
Краткое резюме
Внедрение 5S может занять от недели до нескольких лет – всё зависит от масштабов того рабочего пространства, в котором происходит внедрение, и от его исходного состояния – как физического (общепринятый уровень порядка), так и ментального (привычки людей, которые там работают). Как осуществлять внедрение, «всё скопом» или «поэтапно», тоже определяется в зависимости от ситуации.
В любом случае, с помощью правила 30 секунд можно оценить, насколько вы приблизились к потенциальному идеалу.
