Что происходит на этапе Act, когда вы пытаетесь завершить цикл изменений PDCA?
На самом деле всё, конечно, зависит от того, чем завершилась проверка на этапе Check. Удалось ли достичь ожидаемого результата или нет.
Если удалось, дальше всё относительно просто. Но если не удалось — тут могут быть варианты. Причем иногда такие, к которым «никто не был готов». Разберёмся по порядку.
Вариант 1. Проверку прошли, всё получилось как надо
Самый простой и самый желанный, наверное, вариант развития событий. План был выполнен и проверка показала, что мы достигли ожидаемого результата.
Что еще можно сделать на этапе «действуй» или «воздействуй» или Act? Не так уж и много можно сделать.
Нужно закрепить результат как результат, и закрепить использованное решение как предпочтительный способ решения в аналогичных ситуациях.
Скорее всего, вы делаете некоторый стандарт или «урок на одном листе» или что-то подобное, в котором фиксируете правильный порядок принятия решений и выполненных действий.
Если получится найти аналогии в похожих вопросах и задачах у коллег и товарищей, то такой стандарт можно использовать для «тиражирования лучшей практики». Передайте стандарт коллегам и предложите использовать в подходящей обстановке.
Вариант 2. Не получилось — халява не прошла
Следующий вариант событий — это уже когда план не сработал. Чаще всего, это не означает, что проблема была сложной или изменения, которые вы хотели осуществить, были непростыми. Довольно часто это случай, когда план составлялся наспех или без глубокого анализа.
Взяли несколько очевидных действий и решили, что их будет достаточно для получения нужного результата. И даже сделали. Но после проверки оказалось, что показалось. Недостаточно. Надо больше усилий.
В этом смысле «действуй» или «воздействуй» или Act заключается в том, чтобы вспомнить «а что еще обычно мы делали в такой ситуации». И сделать новый план уже не в надежде, что удастся отделаться минимальными усилиями.
Тем не менее, никаких новых знаний такой исход первого цикла PDCA не несёт и научиться чему-то новому можно только в отношении прописной истины «чтобы сделать хорошо, надо хорошо делать».
Всё ещё большое количество проблем или изменений с попытками применить PDCA на практике заканчивают на этом уровне — надо просто планировать действия как следует, ничего нового в этом списке действий нет.
Вариант 3. Обычный способ не работает
Этот вариант действий активируется тогда, когда «вот точно, всё что обычно делали перепробовали, и не помогло».
Только на этом уровне начинается обретение новых знаний и нового понимания проблемы.
Если мы сделали всё, что обычно, и этот способ (в отличие от других ситуаций) не сработал, значит что-то мы не учли. Не додумали. Не доделали. Нет, как раз доделали всё, что только пришло в голову, но всё равно не сработало.
Часть таких ситуаций заканчивается фразой «ну и чёрт с ним, пусть так и остаётся, как-нибудь перебьёмся». Но в оставшихся появляется то самое: «нет, брат, погоди, тут что-то не так, давай подумаем».
Именно в этот момент появляются более глубокие знания о ситуации. Именно в этот момент люди задумываются о том, как влажность в помещении может влиять на качество работы литейщика, какой цвет спортивной формы сильнее раздражает противника и удаляет его от состояния равновесия, как геометрия бутылки влияет на её валкость при движении по конвейеру.
Такие мысли позволяют расширить спектр анализируемых факторов. И чем больше таких факторов попадает в поле зрения аналитика, тем больше вариантов действий он может придумать.
Первый небольшой сдвиг «картины мира» может произойти именно на этом уровне. Или, как говорят специалисты, именно на этом уровне включается второй контур обучения — попытка понять, не было ли чего-то, что предполагалось «будет по умолчанию», но отсутствовало.
Где-то в этой ситуации говорят о «разрушении невидимых барьеров» или «выходе за пределы привычного». В общем, картина мира становится более точной, хотя и не меняется концептуально.
Вариант 4. Такого точно не может быть
Следующий вариант развития событий возникает очень редко, но если до него дошло, то дальнейшие попытки решить проблему или преодолеть препятствие будут означать серьёзные изменения картины мира.
Вроде всё перепробовали, что было известно, обследовали все возможные «неочевидные» факторы, все аспекты, которые в обычной практике игнорируются, но при этом присутствуют (например, влияние изменения притяжения Луны в те периоды, когда она находится за горизонтом и над горизонтом), но цель не достигнута.
Дальнейшие попытки что-то изменить, если не отказаться от этой идеи, будут означать серьёзные изменения в нашем представлении о том, как функционирует окружающая действительность.
В мире науки такое случается чаще, чем в бизнесе, но даже там это редкие ситуации, когда говорят о смене научной парадигмы. В бизнесе это может означать смену клиентов, сегмента рынка, ассортимента, много чего такого, что старые процессы не осуществляли вообще.
Сможет ли бизнес пережить такую трансформацию? Вопрос, на который дать уверенный ответ мне кажется невозможно.
Вариант 5. Мне в другую вселенную, пожалуйста
Самый большой прорыв в бизнесе, на этапе «действуй» или «воздействуй» или Act начинается в тот момент, когда после безуспешных попыток достичь поставленной цели, лидеры изменений задаются вопросом: «а зачем?»
Вопрос, который ставит под сомнение все предыдущие усилия, действия, планы, попытки, и оспаривающий, по сути, первоначальные цели. Зачем мы движемся к этой цели? Точно ли нам нужно достичь этой цели? Может есть другая, более… какая-то? Более выгодная? Более близкая? Более жизненная? Более значимая? Более разумная? Более соответствующая новому пониманию вселенной, которое сложилось после множества неудачных попыток достичь прежней цели? Такие экзистенциальные вопросы могут кого угодно выбить из седла «обычной работы» и представления «да тут же всё просто».
И если вы уже настолько протёрли цикл PDCA многократными повторениями, что дошли до этой глубины, то… Посочувствовать можно. И позавидовать можно тоже. Но это точно не самый простой из способов закончить цикл PDCA. Хотя, как мне кажется, наиболее полезный в плане познания и обретения опыта.
Краткое резюме
С одной стороны кажется, что цикл PDCA — достаточно простая, и иногда даже надуманна конструкция. Потому что если его реализация развивается по первому или второму вариантам, то вроде бы и говорить не чего — этап «действуй» или «воздействуй» или Act не стоит и выеденного яйца.
С другой стороны, если решения в рамках первых двух и то и трех вариантов не находятся, то цикл PDCA может стать началом существенных изменений в представлении о бизнесе в частности и вселенной вообще. Не стоит необдуманно закрывать эту дверь фразой «мы всё попробовали, у нас ничего не получилось, тему закрываем».
