Ник Катко, один из гуру бережливого учета, автор книги » The Lean CFO: Architect of the Lean Management System» («Бережливый финансовый директор: архитектор системы бережливого управления»), недавно провёл вебинар не тему «Применение бережливых методов в финансово-бухгалтерских подразделениях», в котором рассказал много интересного о том, какое приложение получает бережливый офис в этих двух очень консервативных сферах деятельности любой компании — в финансовых службах и в бухгалтерии.
Поделюсь некоторыми аспектами его выступления.
Потоки создания ценности, протекающие через финансовые и бухгалтерские подразделения, обладают высокой сложностью, связанной с действием трех факторов:
Часть потоков — транзакционные. Они имеют короткое, предсказуемое время исполнения. Сложность некоторых «заказов» неизвестна до того, как поток начнёт действовать. Зато для таких потоков чаще всего известна структура спроса.
Другая часть потоков — периодическая. Они похожи на проекты: всегда есть заранее определённое время начала и окончания потока. При этом они конкурируют за исполнителей с транзакционными потоками.
Ограниченная видимость. Потоки создания ценности, с которыми имеет дело бухгалтерия, начинаются за пределами бухгалтерских подразделений. Кроме того, в них участвуют сотрудники других подразделений.
Примером конкуренции транзакционных и периодических потоков может служить необходимость одновременно оплачивать счета и закрывать отчетный период — действия, которые могут ложиться на одного и того же исполнителя.
Транзакционные потоки
Какие потери могут поджидать вас в транзакционных потоках типа оплаты входящих счетов?
Недостающая или некорректная информация
Выполнение некоторых шагов процесса более одного раза
Ненужные этапы процесса
Партионная обработка, что приводит к возникновению очереди работ
Добавление избыточной ценности, ненужной для потребителя
Задержки между этапами процесса
Перемещения людей
Передача информации вручную
Как можно измерить эффективность подобных транзакционных процессов?
Увеличение количества оплаченных счетов имеющимися силами
Своевременность оплаты
Сокращение количества ошибок
Сокращение затрат в абсолютной величине или относительно количеству операций
Сокращение времени обработки
Вот примеры показателей:
Производительность: соотношение времени, потраченного на исправление ошибок к общему затраченному времени
Качество: количество неправильно обработанных счетов к общему количеству счетов
Затраты (процент платежей, сделанных с опозданием): количество просроченных платежей / общее количество платажей.
Периодические потоки
Какие потери можно встретить в периодических потоках?
Исправление проблем, но не устранение их причин
Отправка некачественной информации обратно для исправления
Избыточные проверки / анализы
Выполнение в конце месяца действий, которые можно сделать существенно раньше
Ненужная точность — начисления и записи в журналах
Ожидание информации
Разрывы между этапами процесса и системами
Как можно измерить эффективность, например, потока закрытия месяца?
Соблюдение графика работ в период закрытия месяца
Количество журнальных записей во время закрытия месяца
Объем сверхурочных работ
Сокращение длительности закрытия месяца
Процесс бюджетирования
Какие потери могут присутствовать в процессе бюджетирования?
Неточные предположения
Множественные циклы бюджетирования
Цели бюджетов не установлены до начала процесса
Слишком глубокая детализация
Паузы между этапами процесса
Множество совещаний по бюджетам
Множество разрывов в передаче информации
Какими могут быть показатели эффективности процесса бюджетирования?
Еженедельное своевременное исполнение графика бюджетирования
Количество циклов переделок
Сокращение длительности цикла бюджетирования
Применимость подходов бережливого производства к финансовому и бухгалтерскому учёту
Кроме описания проблем, Ник дал еще и несколько наводящих идей о том, что с ними делать, какие решения следует применять к транзакционным и периодическим процессам в финансовых подразделениях и бухгалтерии.
Если у вас есть потребность повысить эффективность таких процессов и вы ищите подходящие решения — напишите мне.
