Обучение новых сотрудников непрерывному совершенствованию процессов – стратегии и методы вовлечения

Каждая организация, которая внедряет методологию совершенствования процессов, сталкивается с дилеммой: каким образом обучать новых сотрудников, чтобы они полностью понимали организацию и ее подход к непрерывному совершенствованию процессов (НСП). Вам нужно сделать обзор вашей программы НСП и рассказать, как он связан со стратегическим бизнес-планом. Как только организация нанимает нового работника, он должен получить это понимание, как только это может быть практически осуществлено. В этой статье рассматриваются стратегии и методы, которые можно использовать для выполнения этой грандиозной задачи. В дополнение, поскольку есть множество знаний, которые нужно передавать новым рабочим, эта статья уделяет внимание только той части знаний, которая касается совершенствования процессов.

Что следует сделать до того, как вы начнете информировать новых сотрудников о непрерывном совершенствовании процессов

Есть несколько условий, которые следует выполнить еще до того, как вы начнете включать обзор вашей методологии НСП в обучение новых сотрудников. Сначала вы должны создать план развертывания и достичь единого видения будущего по всей организации. Чтобы программа непрерывного совершенствования процессов принесла плоды, нужные организации, в создании видения должны принять участие сотрудники, которые, как предполагается, будут осуществлять эту программу, иначе они не окажут поддержку этой программе. В свою очередь, они будут управлять всеми работами, которые необходимо выполнить для реализации этого видения. После того, как видение будущего сформировано, вы должны убедиться, что ознакомительный тренинг создан силами работающих сотрудников, и что все сотрудники прошли этот тренинг. Если вы будете вовлекать в совершенствование новых сотрудников, которые будут знать больше о происходящем, чем те, кто уже давно работает в организации, это приведет к тому, что новые и опытные работники будут расходиться во мнениях о том, что следует делать. В связи с этим крайне важно, чтобы опытные сотрудники знали о том, что происходит и какова их роль в непрерывном совершенствовании процессов. Эта подготовка позволит всей организации сверху донизу согласованно двигаться в одном направлении.

Тренинг по непрерывному совершенствованию процессов поможет определить, о чем следует рассказывать

Перечень того, о чем нужно будет рассказать, будет определяться целью тренинга. Поскольку мы говорим о воспитании новых сотрудников, тренинг по непрерывному совершенствованию процессов должен ограничиваться коротким обзором. Насколько продолжительным должен быть тренинг и с чем знакомить на нем новичков, следует обговорить с опытными сотрудниками. Вам нужно привлечь к подготовке тренинга опытных работников потому, что именно они владеют инициативой внедрения улучшений, и именно им лучше всего известно, какая информация нужна новым работникам для того, чтобы включиться в этот процесс. Инструктаж силами коллег очень сложно запустить, но на длительном периоде времени он принесет много пользы.

Стратегии вводного тренинга для новых сотрудников по непрерывному совершенствованию процессов

Цель тренинга по непрерывному совершенствованию процессов заключается не в подготовке собственных экспертов по бережливому производству, шести сигма, теории ограничений и т.д., а в том, чтобы предоставить новым сотрудникам достаточно информации, чтобы они могли чувствовать себя достаточно комфортно в общении со своими коллегами по работе. Во-вторых, целью тренинга является ознакомление сотрудника со структурой организации, стратегическим планом ее развития и тем, какова его роль в достижении целей и задач этого плана. В конечном итоге, длительность и содержание тренинга по непрерывному совершенствованию процессов будет зависеть от организации, нет единого подхода, который подошел бы для всех организаций.

Используемая стратегия проведения тренинга зависит от нескольких переменных:

• Собственные или посторонние ведущие тренинга. Вопрос заключается в том, будет ли ваша организация использовать для обучения новичков существующих сотрудников или внешние курсы подготовки. Подход, который предполагает передачу ответственности за разработку и внедрение программы непрерывного совершенствования процессов сотрудникам, включает также и привлечение их к обучению новых сотрудников. Привлечение внешней организации подразумевает участие в процессе обучения ведущих, которые имеют больше опыта и лучше знакомы с излагаемым материалом. Однако они могут не разделять коллективное видение стратегии организации, и их информация может не покрывать все потребности вашей организации.
• Собственный ритм или ритм группы. Обучение каждого нового сотрудника происходит по-разному, так что тренинг должен протекать таким образом, чтобы все его участники могли эффективно усваивать информацию. Комбинация групповых и самостоятельных занятий подойдет для большинства новых сотрудников
• Обучение на рабочем месте или вне организации. Обучение на рабочем месте лучше всего подходит для тех организаций, у которых есть достаточно свободного пространства, которые часто проводят тренинги и могут проводить их с минимальной подготовкой. Обучение вне организации больше подходит для тех случаев, когда у организации нет свободного пространства для подготовки обучения, когда тренинги проводятся достаточно редко или когда есть большая опасность в прерывании обучения.

Методы обучения новых сотрудников непрерывному совершенствованию процессов

Способы обучения должны сочетаться со стратегией обучения новых сотрудников. Есть множество разных способов проведения тренинга по непрерывному совершенствованию процессов, ваша организация может выбрать для использования один из этих способов или их комбинацию.

• Электронные курсы – это обучение, которое проводится с помощью интерактивных программ, которые доступны через Интернет, интранет или с помощью программы, установленной на компьютере пользователя. Это дает возможность ученикам знакомиться с информацией в том темпе, который для них удобен.
• Тренинг в учебном классе используется как часть групповой учебной программы. Ведущий знакомит группу с учебным материалом, который организация посчитала важным для новых сотрудников.
• В условиях учебного класса часто используются презентации в PowerPoint.
• Видео-презентация может использоваться как в учебном классе, так и в формате электронных курсов. Видеокурс можно адаптировать таким образом, чтобы показать новым сотрудникам, что им нужно будет делать для выполнения их ежедневных задач.
• Изучение документов, зачитывание политики или руководящих принципов организации может выполняться в учебном классе, в рамках электронных курсов или даже самостоятельно. Необходимо, чтобы сотрудник ознакомился со всеми материалами.
• Наставничество предполагает совместную работу сотрудника, который уже проработал определенный период времени в организации, и нового сотрудника. Опытный сотрудник помогает новому сотруднику сориентироваться в незнакомых ситуациях.
• Обучение на рабочем месте предполагает развитие навыков или знаний нового сотрудника путем выполнения определенных задач.

Какая стратегия и способ обучения лучше – зависит от размера организации, текучести кадров и зрелости программы непрерывного совершенствования процессов. Возможно, самым лучшим подходом было бы создание надежной программы, разработанной и осуществляемой опытными сотрудниками на рабочих местах с помощью коучинга и инструктажа. Этот подход включает многие из перечисленных методов и стратегий.

Правильно вовлекайте новых сотрудников в программу непрерывного совершенствования процессов

Новые сотрудники должны привлекаться опытными сотрудниками, которые несут ответственность за создание дружественной командной рабочей среды. Высшее руководство должно присутствовать на старте каждой новой учебной группы новых сотрудников, создавая чувство важности программы непрерывного совершенствования процессов и уверенность в том, что она была подготовлена существующими сотрудниками. После короткого вступления новым сотрудникам должна быть предоставлена возможность найти себе наставника и начать выстраивать отношения, которые будут продолжать развиваться на протяжении всего времени их работы в новой должности. Первые шаги при формировании программы: переговорить с существующими сотрудниками, выслушать предоставленную ими информацию, и дать им возможность взять на себя ответственность за процесс разработки программы.

Мониторинг эффективности вашей программы непрерывного совершенствования процессов

После того, как вы разработаете программу обучения новых сотрудников, вашей организации нужно будет контролировать ее эффективность. Целью программы является информирование новых сотрудников о том, как они будут связаны с методологией непрерывного совершенствования процессов в течение первых 90 дней своей работы. Это означает, что организации нужно отслеживать эффективность, учитывать, сколько новых сотрудников обучалось в течение первых 90 дней. Но этот показатель будет отражать только то, сколько человек пожелало участвовать в этой программе в заданный период времени. Чтобы получить настоящую оценку эффективности обучения, организация должна получать данные из двух источников: от новых сотрудников и от существующих сотрудников. Я рекомендую использовать подход «иди в гемба», с помощью которого топ-менеджеры и сотрудники всех уровней могут увидеть, как новые и опытные сотрудники взаимодействуют при выполнении своей работы. Тщательные наблюдения и участие в производственных совещаниях покажут эффективность программы.

Автор статьи: Деннис Нарлок.

Оригинал на английском языке здесь.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…