5S и визуализация в Гранд Гифт

Обнаружил заметку Сергея Мухамедова об офисе компании Гранд Гифт.
Я видел много версий 5S, визуального управления, в том числе и в производстве,
и в офисах, но такого уровня организованности рабочего пространства еще не видел.

Ниже я привожу часть заметки, касающуюся именно применения бережливого производства,
хотя и другая часть истории тоже стоит того чтобы вы ее увидели.

Заранее приношу извинения за то, что фотографии шире, чем позволяет формат моего сайта,
но мне кажется, в данном случае содержание фотографий того стоит… Кроме того, я позволил
себе прокомментировать несколько фотографий.

«…И тут на одном из столов я заметил ручку…

Часть вторая. Поток ценностей.

— Это чтобы не украли?

— Наша компания использует идеи Бережливого производства или «Лин», ее Тойота придумала,
а мы применили для оптимизации офисных процессов. Но это я вам как-нибудь в другой раз
расскажу, у меня времени немного.

— Нет уж давайте сейчас, мне глубоко углубляться и не нужно.

Одна ручка, а выглядит страшнее ядерной бомбы. Представляете, какая должна быть
организованность, чтобы такие ярлычки имели значение? — ВК

— Ну смотрите. Вот лежит бумага, все ее берут, берут, а потом: «Ой, кончилась!» Чтобы такого
не произошло, мы, зная сколько времени уходит на покупку и доставку бумаги и ее расход в
день, можем определить, что для того, чтобы фирма без нее не осталось, нужно сделать заказ,
когда у нас остались две пачки. Для этого в нужном месте вставляется карточка «канбан». Вот,
смотрите, на стенке даже желтой полоской чтобы не думать отмечено. А на полке написано
что именно здесь должно быть и «адрес» этого места.

Обратите внимание на желтую полоску уровня минимального запаса справа от стопки, Там
же по идее должен лежать канбан «закажи меня». — ВК

Беря последний лист, достаем карточку и следуем написанным на ней инструкциям.

Хотел бы я видеть эту форму целиком — ВК

Это рекламные буклеты с карточкой канбан.

Штртихкод на карте означает переход к автоматической идентификации? — ВК

Все процедуры в офисе прописаны и висят везде, где они могут понадобиться. Вот тут как отправить факс. У копира их больше: для копирования паспорта, односторонней копии, двусторонней и т.п. Все возможные варианты. Даже незнакомый с техникой человек может, следуя картинкам, с первого раза добиться нужного результата.

Тоже один из лучших вариантов — инструкция по использованию факса на стене над факсом. — ВК

Визуализация — один из способов непрерывного улучшения. На фото мы сразу видим, что слева не хватает ручки шариковой и карандаша простого, а ножницы и канцелярский нож есть.

Каждому предмету свое место — ВК

А вот тут уже и визуализация и канбан. В каждой ячейке нарисовано, что там должно лежать и беря последний предмет, снимаем резинку с запаса и отдаем карточку.

Хороший пример — канбан с резинкой обозначают физические границы стопки ручек — ВК

— Тогда и вот тут необходимо профиль секретаря нарисовать на стене, — шучу я, пытаясь гипертрофировать японскую идею.

— Да! Причем сразу станет видно один или два их тут должно сидеть.

— А ведь действительно, — немного офигев отвечаю я

Было бы забавно увидеть здесь контур секретарши… А представляете, такие контуры встречают вас в окошках Сбербанка? — ВК

Четыре часа в неделю сотрудники не занимаются своими прямыми обязанностями, а пишут процедуры Бережливого производства.

— И что, даже сисадмины составляют по вторникам карты взаимодействия в команде?

— Это делают абсолютно все сотрудники.

Отличный пример визуализации — цветом выделены разные направления работ — ВК

Процедур тысячи. Справа текущий рейтинг с баллами, он влияет на премии.

Описание проекта на одном листе — ВК

Сократили поиск с 20 сек до 5. Люди считают это важным! — ВК

Теперь такой лоток стоит у каждого сотрудника

Очень напоминает историю про картон для аппликаций. Обратите внимание — здесь все ячейки самодельные. Ровно сколько нужно. — ВК

Стаканчики в кулере тоже посчитаны

Обратите внимание на надпись: «Следуй действиям на обороте» — ВК

— А с продуктами, забытыми в холодильнике вы как боретесь?

— Вам уже кто-то рассказал?

— Просто мне начинает казаться, что на любой вопрос у вас есть написанная процедура.

— Лин (lean) не прилагательное, это глагол, его невозможно достичь, можно только стремиться, постоянно улучшая.

До зубочисток еще не добрались, но думаю, и их постигнет участь быть пересчитанными — ВК

Карточки «срок хранения продуктов» можно было бы принести домой, но у нас дома продукты в холодильнике не перележивают — ВК

Отличная визуализация — ВК

Заметьте, все как на картинке выше!

И тут же — контроль. Как должно быть и как есть — очень легко проверить. — ВК

Назначение Лин — создание ценности для конечного потребителя. Товар или услуга приобретает ценность только непосредственно в момент работы и отсутствие ручки на столе нее не прибавляет. Сутью Бережливого производства является устранение потерь, ведь поиск канцелярии не создает ценности. Примерно это написано на стенах.

Ящик в классе школы современной упаковки

Обратите внимание на то, что ячейки под ножницы вырезаны в чем-то вроде пенопласта, только в тонком листе — ВК

Каждый предмет в офисе подписан и стоит по строго определенному адресу

Разметка пола в офисе — это серьезно — ВК

Длинный коридор разделен на сектора. Когда раз в год со стены снимут часы для замены батарейки, любой сможет узнать где и когда их искать и куда повесить (В2). А пустой круг будет постоянно напоминать об их отсутствии.

Обратите внимание — под часами наверняка листок с контуром часов и какой-нибудь выразительной картинкой или фразой, о том, что часы ушли менять батарейки… — ВК

То, что этот листок заполняется — показатель высокой культуры ответственности — ВК

Перед каждой дверью — схема

Видел такие схемы, но с фотографиями это выглядит еще лучше — ВК

Посмотрев на которую, мы легко сможем узнать, что сотрудник в зеленой футболке — Никита, руководитель отдела поставок.

ОБратите внимание, что офис не кажется «вылизанным» — все очень живое. Цветы, пакеты на полу… 5S не убивает комфорт. — ВК

— Никита, в прошлую среду, в отведенный час раздумий, вы как улучшили рабочее пространство?

— Придумал во всех телефонах в офисе запрограммировать кнопки быстрого набора в одно касание.

Еще один взгляд на самодельный органайзер. Интересно, сколько переделок за 4 года он пережил? — ВК

— Как же вы можете со всем этим работать? Мне было бы проще взять первую попавшуюся из пяти ручек на столе, чем заниматься постоянным наведением порядка. Вы же творческие люди, это же несовместимо!

— Ну я то поставками занимаюсь, мне такой подход нравится.

Тот же пенопласт или картон в ящике стола — ВК

— Вот, например, списки телефонов на каждом мониторе. Уж казалось бы текучки кадров нет, а раз в месяц несколько номеров меняются, нужно исправлять. Для этого написана процедура.

— Кто же это все отслеживает? Лежат ли карандаши и калькуляторы на своих местах.

— Дежурные каждый день назначаются. За обновление списка есть ответственный, вон там внизу написано.

Обратите — дата редактирования и дата следующего обновления. Промежуток — более месяца. — ВК

— Сколько же времени ушло на описание всего в офисе?

— Четыре года. Это процесс непрерывный, он и сейчас идет. Бывает, что к моменту написания процедуры она уже устаревает и нужно улучшать.

Если уж личные вещи могут быть в рабочем пространстве — это должно быть понятно всем. И у них тоже должно быть свое место. — ВК

— Но ведь у вас все столы завалены бумагами и постиками заклеены. Я был недавно в офисе где безбумажную технологию используют, там принтера даже нет, почему например ее не используете.

— Здесь бумаги для таможни, без них никак. Каждая компания сама решает каким образом улучшать работу, мы используем Бережливое производство.

Обратите внимание на книгу слева. Пропаганда? 8) — ВК

В нашем офисе в ТМК были просто надписи фамилий. Фотографии однозначно нагляднее — ВК

Бланки должны находиться по месту их использования. Обратите внимание — скрепки тоже тут. — ВК

Фотостудия. На стенах процедуры для фотографирования.

Обратите внимание на фотографии на внутренних сторонах дверец — там стандарты «как должно быть» — ВК

А здесь в качестве подложки — гофрокартон, обклеенный белой бумагой. Просто и дешево. И удобно подписывать. — ВК

— Вот раньше как было, привезут образцы, нужно отснять. Через какое-то время их забирают и оказывается, что унесли и те, что еще не сфотографированы. Можно улучшить. Теперь в студии отмечено место для отснятых и неотснятых предметов.

Здесь стандарты «как должно быть» даже не на дверце, а прямо на стенке полок — ВК

Еще пример решения проблемы. На этажах установлен верхний и нижний свет, естественно, сначала нажимается не тот, который нужен. Теперь выключатель верхнего света во всех помещениях зеленый.