Как сделать так, чтобы внедрение 5S не заглохло

Charlie Jacobs в мае написал большую статью о том, как обойти разные подводные камни при внедрении 5S. Мне кажется, в ней очень много поводов для размышлений и для переоценки своих действий и усилий. Я переводил ее не дословно, но основную суть постарался передать.

Как лучше всего объяснить сотрудникам, что им нужно будет применять 5S, и как сделать так, чтобы они были от этого в восторге?

Кое-что поможет вам добиться того, чтобы эта идея была бы более приятной для  сотрудников:

• Позитив при продвижении идеи внедрения 5S. Будут ли это фотографии с изображением «состояния до» и «состояния после», или рекомендации тех, кто уже завершил проект внедрения 5S, существует множество доказательств того, насколько эффективен может быть этот инструмент. Для начала вы можете найти такие примеры в интернете или у компании, чью программу внедрения вы пытаетесь повторить. Но как только у вас заработает своя компания по 5S, такие примеры начнут возникать у первых приверженцев внутри вашей компании. В любом случае, используйте инструменты внутренней коммуникации вашей компании, чтобы чаще продвигать идею 5S, и при этом разными способами
• Покажите им пример. Одна отличная идея, которую мы обнаружили в наших исследованиях, заключается в том, чтобы попросить менеджеров предприятия первыми применить 5S в своих офисах. Этот небольшой, но значимый шаг вперед даст вашему персоналу яркий пример того, какой на самом деле результат дает 5S и продемонстрирует, что ваши менеджеры полностью поддерживают эту инициативу, чего не сможет сделать ни одно внутреннее распоряжение и ни одна воодушевляющая речь на планерке.

Сколько времени должно занимать внедрение 5S?

Мало кто из сотрудников имеет такую степень свободы, которая позволила бы им полностью выполнить свои обязанности, а далее направить всю свою энергию на осуществление 5S. Вместо этого, большинство из них будут думать о том, как же им успевать выполнять новые обязанности и при этом делать всю ежедневную работу.

• Обеспечьте проекту длинную взлетную полосу. Выберите даты начала и окончания вашего проекта внедрения 5S достаточно близко, чтобы они имели вес в повестке дня сотрудников, но при этом достаточно далеко, чтобы они успели приспособить планы внедрения к своей рабочей нагрузке и заполненному расписанию. Например, на подготовку к проекту можно дать три месяца.
• Предварительно уведомите сотрудников. Как только вы определите, когда будете внедрять 5S, дайте знать об этом вашим сотрудникам, даже если до даты начала еще несколько месяцев. Они оценят заботу руководителя, а вы оцените, насколько это улучшит состояние готовности.
• Оказывайте помощь, а не расставляйте дедлайны. Полезно обеспечить ваших сотрудников рекомендациями о том, сколько времени должен занимать каждый этап. Например, можно рекомендовать сотрудникам выделить по одной неделе на первые три этапа – «Сортировку», «Создание порядка» и «Содержание в чистоте». Но не занимайтесь после этого микроменеджментом сотрудников и позвольте им самим дать вам знать, когда они завершат работу. Это может вызвать у вас бессонницу в краткосрочной перспективе. Но в конечном итоге вы приобретете больше союзников и достигнете исключительно превосходного уровня исполнительской дисциплины.

Как лучше всего оказывать поддержку усилиям своих сотрудников по внедрению 5S?

Нужно сделать всё, чтобы обеспечить сотрудников всем необходимым инструментарием, который понадобится им для достижения успеха – и это требует практичности и мудрости. В дополнение к проведенным тренингам и справочным материалам будет польза от следующего:

• Предоставьте стартовый набор. Большинство действий по 5S лишены излишеств и их можно выполнить самостоятельно, поэтому желательно сделать так, чтобы с самого начала у сотрудников было всё необходимое: возможность сделать этикетки или другую маркировку, маркировочная лента или краска для пола и т.п. Тогда им не придется потеть, добывая эти вещи, и сомневаться в том, правильно ли они действуют.
• Обеспечьте формальную поддержку для работы по сортировке. Сотрудникам гораздо проще расстаться с неиспользуемым или ненужным оборудованием, материалами или другими накопленными вещами, когда они знают, что всё это может оказаться полезным в другом месте, или когда им не потребуется прилагать много усилий, чтобы избавиться от этих вещей. Во время стартового совещания можно назначить ответственного за перераспределение и утилизацию ненужных вещей по всему предприятию или подразделению, это дает хороший результат. Другие возможности поддержки включают создание внутреннего веб-сайта для содействия обмену ненужными предметами или предоставление сотрудникам информации о местных благотворительных организациях, которые могли бы забрать ненужные вещи.
• Примите решения о стандартизации на уровне корпорации. Просить сотрудников разработать свои собственные планы стандартизации настолько же эффективно, как и просить каждого из них разработать и использовать собственную версию фирменного логотипа. Пусть эксперты из вашего дизайнерского отдела или рекламного агентства определят стандартную цветовую схему, шрифты, дизайн информационных табличек и рекомендуемые шаблоны для таких объектов, как ваши стенды по 5S, либо выберите один из удачных примеров, которые вы уже видели внутри вашей компании. Это избавит ваших сотрудников от кучу ненужных усилий и создаст более профессиональный и унифицированный внешний вид по всей вашей компании.

С чего следует начать и как сделать так, чтобы сотрудникам было проще выполнить свою часть работы по внедрению 5S?

Вполне возможно, вы услышите этот вопрос при попытке внедрить 5S на большом, сложном объекте, потому что чем больше предприятие и чем сильнее оно поделено на части, тем больше вероятность того, что сотрудники будут перегружены масштабом необходимых изменений.

Вот что можно порекомендовать:

• Разделяй и властвуй. Вместо того, чтобы назначить одну команду ответственной за внедрение 5S по всей организации, разумнее разделить организацию на части и назначить лидеров отдельных команд, передав им ответственность за внедрение в каждой такой части. Более того, целесообразно будет дать этим лидерам право самим выбрать членов своей команды, а затем позволить этим командам разделить свои зоны ответственности на еще более мелкие части.
• Постройте диаграмму спагетти. Когда команды дойдут в своих зонах до этапа «Создай порядок», порекомендуйте им воспользоваться этим формальным инструментом бережливого производства (или чем-то похожим, если оно применяется в компании). Будет полезно зафиксировать перемещения и выявить шаблоны деятельности или зоны неэффективности – другим способом их можно и не обнаружить.
• Приобретите удобные станции для уборки. Не надо делать уборку грязи, вытирание пыли и использование пылесоса излишне тяжелой работой. Перед началом этапа «Содержи в чистоте» убедитесь в том, что у всех команд есть поблизости полностью оборудованные и доступные для использования станции уборки. «Поблизости» — означает в данном случае рядом. Потому что если для того, чтобы выполнить уборку, человеку нужно пройти 20-30 метров, то следует признать, что такая станция уборки находится слишком далеко.

Действительно ли так важно, чтобы в каждом подразделении выполнили всю работу в рамках 5S по этапам «Содержи в чистоте» и «Стандартизируй» прямо сейчас?

• Рассматривайте работу по содержанию в чистоте и стандартизации скорее как процесс, а не как мероприятие. Редко какая компания может добиться того, чтобы во всех подразделениях содержание в чистоте и стандартизация с первого раза были выполнены на 100%. Некоторым подразделениям потребуется больше времени, чем другим, и если даже вы стоите у них над душой, это вряд ли ускорит работу. Дайте сотрудникам больше времени, если им это необходимо. А затем поощряйте их делать всё, что они могут для того, чтобы всё выглядело настолько хорошо, насколько это возможно. Например, они могут вымыть и смазать воском изношенные полы или вымыть губкой грязные стены.
• Дайте укорениться недавним изменениям. Вместо того, чтобы требовать от подразделения, которое сделало косметические улучшения, переделки этих улучшений, причем только для того, чтобы поставить хорошую оценку по 5S, рассмотрите возможность оставить все как есть, до тех пор, пока в следующий раз не потребуется то же самое изменение (кроме всего прочего 5S – это инструмент бережливого производства, и ни один проект бережливого производства не выступает за потери).
• Вовлекайте в процесс поставщиков, там, где это имеет смысл. Не думайте, что ваши подразделения – это единственное место, которое нуждается в приведении в порядок. Если вы арендуете или приобрели в лизинг оборудование или мебель, вполне возможно, что поставщик по вашему запросу предоставит вам такие же объекты в лучшем состоянии или даже совершенно новые. Например, поставщик оборудования может покрасить или полностью отремонтировать промышленное оборудование. Не каждый поставщик согласится на это, но ничто не мешает вам задать вопрос.

Если бы вы начали все сначала, что бы вы сделали по-другому?

• С самого начала делайте упор на «Совершенствовании». Сотрудников гораздо легче поддерживать результаты проделанной по внедрению 5S работы, если они еще вначале, или во время выполнения предыдущих четырех этапов, разработают методологию поддержания результатов. В ходе обучения акцентируйте внимание на том, насколько важен пятый шаг 5S, так часто, насколько вы это можете делать – и рекомендуйте коллегам начинать формирование планов поддержания результатов с самого первого дня работы над 5S.
• Подчеркните важность аудита 5S. Чаще всего разница между теми подразделениями, которые сохраняют свои лучшие результаты по 5S и теми, которые быстро их утрачивают, заключается в сохранении бдительности на нижнем уровне. Найдите бланк аудита и стимулируйте ваших сотрудников начать применять самоконтроль – с помощью контрольного листа объектов или ситуаций, которые нуждаются в исправлении – немедленно сразу после того, как они пройдут свой официальный аудит 5S.
• Повысьте количество директив, которые поступают сверху. Даже в очень автономной организации можно оставить слишком много решений относительно 5S на усмотрение отдельных команд – в итоге всё это закончится тем, что у вас будут совершенно разные уровни «соблюдения чистоты» и «стандартизации» в разных подразделениях. Предоставляя подразделениям более конкретные и точные вводные касательно всего, чего только можно, начиная с того, что, собственно, означает слово «чистый», и в каких местах необходимо делать разметку пола и развешивать знаки, вы поможете командам снизить степень неопределенности и повысить согласованность.
• Заведите одинаковые информационные доски по 5S. Это может показаться мелочью. Но если вы хотите распространить 5S по всей компании, вам нужно развесить такие доски буквально по всей компании. И вам точно понадобится по одной такой доске в каждом подразделении, потому что она будет ежедневным напоминанием стандарта к которому должно будет стремиться каждое подразделение, и потому что это готовый легкодоступный источник вдохновения и вводных данных.

Оригинал статьи взят здесь.

Иллюстрация взята здесь.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…