9 причин почему не работают ящики для предложений

Maggie Millard опубликовала в блоге компании KaiNexus статью о том, что может разрушить ваши надежды на сбор предложений по совершенствованию чего бы то ни было с помощью ящиков для предложений — почтовых ящиков, размещенных в подходящих местах по всей компании.

Привожу перевод девяти упомянутых причин с комментариями:

1. Никаких последствий

Есть причина, почему сотрудники говорят, что ящики для предложений это «где умирают хорошие идеи». Эти ящики — просто черные дыры, высасывающие изобретательность сотрудников! Предположим, вы — рядовой сотрудник и вам в голову пришла идея как улучшить вашу работу. Единственный способ, которым вы можете поделиться своей идеи — это ящик для предложений на стене рядом с дверью кабинета вашего менеджера. Вы тщательно обдумываете свою идею, записываете ее и бросаете в ящик. Что происходит после этого?

Вы не знаете.

Вы не знаете, когда этот ящик открывали. Вы не знаете, когда ваш босс прочитает идею (и прочитает ли вообще). Вы не знаете, будет ли ваша идея отправлена на согласование в комитет, отправлена в мусор, или ее отдадут кому-то еще для реализации.

Отсутствие последствий — это погребальный звон вовлеченности персонала. Сотрудники не будут прилагать усилия к тому, чтобы поделиться своими идеями, если они не знают, что будет происходить после этого.

Я обычно говорю, что ящик для предложений — это ящик со шреддером внутри. Человек кидает предложение внутрь, ящик делает «вжжжик», и идея превращается в лоскуты. Процесс завершен. Именно такую картину я представляю себе каждый раз, когда вижу ящик для предложений.

Ну, или ящик для предложений можно сравнить с дуплом в дереве в лесу. Напишите письмо и положите в такое дупло — эффект будет тот же самый, как если вы положите его в ящик для предложений. 

2. Внедряется небольшое количества идей

Вы знаете, что в типичной системе подачи предложений через ящики для предложений внедряется только 2-3% идей? Это фактор, который значительно снижает заинтересованность сотрудников. Почему сотрудники должны напрягаться, подавая вам свои предложения по улучшениям, если затем ничего не происходит? Сотрудники, которые находят возможности для улучшений, делают это потому, что они обнаружили проблему, которую они хотят решить, или потому что они нашли способ сделать что-то лучше. Если вы не даете им возможности сделать это самостоятельно, они перестанут искать такие возможности.

Ящик для предложений предполагает, что кто-то примет решение о целесообразности внедрения, и дальше кому-то поручат это сделать. Если реализация предложений кладется на плечи кого-то другого, неудивительно, что реализуется очень мало предложений и сотрудники теряют интерес к придумыванию новых идей — всё равно никто не знает, «что сработает».

3. Нет ни признания, ни поощрения

Отличный способ увеличить заинтересованность сотрудников в непрерывном совершенствовании — выражать людям признание за их усилия. Это не обязательно должно быть что-то значительное или причудливое — чтобы поддержать человека и заинтересовать остальных, иногда достаточно похлопать его по плечу или сказать ему: «дай пять!»  А вот ящики для предложений делают это невозможным, потому что они не дают публичного подтверждения тому, что улучшение принято или реализовано.

Отечественные компании в первую очередь думают о том, сколько нужно платить людям за предложения. Но как показывает опыт «старичков», денежные стимулы не всегда дают необходимый результат. При этом не используется огромный спектр других видов стимулирования, что снижает заинтересованность людей в том, чтобы думать над чем-то и придумывать решения.

4. Невозможно стимулировать вовлечённость

Есть разные способы усилить вовлечение сотрудников в процесс непрерывных улучшений, включая выражение признания за вклад, поощрения тех, кто уже принял участие, информирование о реализованных улучшениях для распространения примеров лучших решений, включение в процесс улучшений визуализации для определения зон высокой и низкой эффективности, быстрое реагирование на заинтересованность сотрудников и так далее. Ящики для предложений определенно не помогают любому из этих подходов, и очень часто создают для них лишние препятствия. Желаем вам удачи в попытках запустить непрерывное совершенствование с помощью невзрачных ящиков на стенах.

Представьте, какая часть ваших сотрудников с восторгом воскликнет, глядя на ящик для предложений: «Ух ты! Это то, чего нам не хватало! Наконец-то у нас есть ящик для предложений!», и вы поймете, насколько слабо ящики для предложений стимулируют участие сотрудников в процессе непрерывных улучшений.

5. Нет изменений в поведении

Если вы когда-либо пытались распространять культуру непрерывных улучшений, вы знаете, что ключевым компонентом этого процесса является изменение ежедневного поведения сотрудников и лидеров. Вам нужно, чтобы они постоянно выискивали возможности улучшений и непрерывно осуществляли изменения в своей ежедневной работе. Ящики для предложений не помогут вам в этом. Возможно, у вас это получится, если вы сможете создать шквал нудных электронных напоминаний, но изменение поведения каждого человека в вашей компании — это огромная нагрузка. К тому же это лишь вопрос времени, когда от вас начнут отмахиваться.

Чтобы люди начали действовать по-новому, нужно дать им знать, что вы от них ожидаете. Висящий на стене ящик — самый долгий способ объяснить что-то другому человеку. Без прямого общения этого, по-моему, вообще невозможно добиться.

6. Нет способа обмениваться идеями улучшений

Лучший способ распространить процесс непрерывных улучшений по всей организации — это информирование о достигнутых улучшениях. Объявление результатов и выражение признания тем, кто осуществляет улучшения, подталкивает других к более активному участию, а распространение примеров лучших решений расширяет применимость каждой идеи. При использовании ящиков предложений лидеры должны сами уведомлять заинтересованных лиц о новых улучшениях. У занятых менеджеров крайне редко есть время на то, чтобы поговорить с каждым, поэтому улучшения не распространяются по всей компании.

Все мы слышали хоть раз выражение про того или иного местного кулибина, который что-то там придумал. И все мы знаем, что идеи таких кулибиных остаются их личным достоянием, насколько хороши бы они ни были. Чтобы идея нашла применение в других аналогичных ситуациях или местах, нужно, чтобы кто-то взял на себя ответственность за ее перенос на новую почву. Ящик для предложений не может взять на себя инициативу.

7. Людям трудно подать идею улучшения

Представьте такой сценарий. Вы — рядовой сотрудник, который целый день носится как угорелый, чтобы выполнить всю свою работу. У вас появилась идея, как улучшить вашу работу (и работу любого, кто выполняет аналогичные функции). Вы: а) прекратите работу, запишите идею на клочке бумаги, побежите через весь отдел и бросите его в ящик для предложений, или б) примените эту идею в своей работе… если вы вспомните… может быть? Если вы не отличаетесь от остальных людей, вы не сойдете со своего пути для того, чтобы подать предложение, которое потом, скорее всего вообще не будет реализовано. Если никто не будет подавать идеи в ящик для предложений, ваша система не заработает.

Чем больше усилий нужно приложить, чтобы реализовать идею, тем меньше идей реализуется. Если вам нужны идеи — сделайте так, чтобы ничто не мешало их реализации. Вообще ничего. Даже необходимость подать идею.

8. Вы думаете, что применение информационных технологий решит вашу проблему

Удаление ящиков для предложений и воссоздание их в электронном виде является усовершенствованием только в том случае, если это одновременнно трансформирует и улучшает первоначальную идею. Электронный ящик для предложений слегла лучше, чем физический ящик (лучше потому, что вы можете подать в него идею с любого места), но если процесс обработки идей остается тем же самым, это не повлияет на результат. Проблема ящика для предложений заключается не в том, что это физический предмет, а в том, что он не структурирует процесс, в котором идеи идентифицируются, внедряются, оцениваются и распространяются. Несмотря на то, с помощью чего вы будете вносить идеи, результат останется тем же самым.

Десятки раз я слышал, что «писать на бумаге — это уже прошлый век». И столько же раз электронные ящики для предложений, форумы в интранете, чаты и группы по интересам в социальных сетях оставались пустыми. Более того, «в компьютере» идею гораздо проще задвинуть на второй план. Хотя бы потому, что на первом плане всегда останутся Вконтакте, Фейсбук, Ютуб и другие развлекательные ресурсы.

9. Невозможно определить, кто участвует в подаче предложений, а кто — нет

Если вы пытаетесь привлечь сотрудников к участию в процессе непрерывных улучшений, вам наверняка будет важно знать, кто на самом деле подает и реализует идеи, не так ли? Таким образом вы узнаете, чей вклад в общий результат следует особо отметить, а кому нужна дополнительная помощь. Стопка бумаги из ящика для предложений не поможет вам в этом, если только вы не будете сортировать ее по авторам (можно предположить, что это не будет трудной работой, поскольку в любом случае у вас будет не так уж и много предложений) и не выясните, кого среди них нет. Крайне маловероятно, что ваши менеджеры будут тратить на это свое время.

Для кого-то этот аспект проблемы покажется не столь существенным — «нам бы хоть какие предложения получить, для начала, а уж потом мы заставим это делать всех», но когда в работе над предложением нет момента совместного обсуждения идеи с автором, человек, обвиненный в том, что он не подал ни одной идеи, всегда может сказать: «да я уже сто предложений подал! Вы просто их выбрасываете, или теряете!» И попробуйте доказать обратное…

Оригинал статьи взят здесь. Дополнения выделены курсивом.

Фантастически точная иллюстрация найдена здесь.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…