Столкнулся я как-то с необходимостью каким-то образом фиксировать количество укомплектованных товаров, собираемых на одном участке. Подозвал одного из парней и предложил:
— Вы можете записывать названия (тип товара опущен по коммерческим соображениям) и количество готовых комплектов на маркерной доске?
— Можем, но мы там обычно пишем чего нам не хватает (для комплектации), а количество готовых мы вам и так скажем.
— Ну хорошо, поступайте как считаете нужным.
Многократно повторённый опыт обычно подсказывает, что к чужим идеям люди не прислушиваются, пока проблема не слишком велика.
Прошло две недели.
Участок оказался в цейтноте — нужно укомплектовать много изделий, разных типов, снабжение опаздывает «подавать патроны», плюс на участке зависли комплекты от предыдущих заказов…
Прихожу, смотрю на обстановку, спрашиваю:
— Можете сделать мне список того, что у вас здесь скопилось? Нужно выяснить, почему не забирают то, что уже неделю назад должны были отгрузить…
— Сделаем…
Прошло пару часов, прихожу туда снова:
— Ну что, сделали?
— Да, вы нас тут достали уже спрашивать, что лежит — то один придёт, то другой, то третий…
И вот тут-то как раз и настало то время, когда небольшая проблема переросла в достаточно приличную, чтобы снова вспомнить моё прошлое предложение.
Собираю несколько рабочих, которые «рулят» всем процессом на участке:
— Помните, я вам предлагал записывать список (тип товара опущен, ну вы поняли 😉 ) на маркерной доске? А сейчас вы мне жалуетесь на то, что к вам приходят разные люди и спрашивают одну и ту же информацию по нескольку раз, отвлекая от работы. Если бы записывали на маркерную доску у вас спрашивали бы?
— Да мы писали, а нас всё равно спрашивают…
— Так, давайте договоримся. Вы с сегодняшнего дня делаете на доске список того, что у вас скомплектовано. А я всем сообщаю, что этот список можно увидеть на доске и вас спрашивать не надо. Договорились?
— Хорошо…
— Как часто сможете обновлять список? Каждый день или чаще?
— Ну… Можем каждый день…
— А чаще? До обеда и в конце дня?
— Да, можем. Давайте, мы будем вносить дополнения перед обедом и в конце рабочего дня.
Комментарий
Когда информация хранится в головах и передается устно, участники процесса затрачивают достаточно много времени, ведь каждый раз для того, чтобы получить информацию, нужно отвлечь человека от работы, задать ему вопрос, он должен вспомнить или подумать, ответить, а вы потом этот ответ должны точно услышать и применить.
Маркерная доска и обычный маркер на водяной основе — не самая современная информационная система, но она уже лучше, чем «устная передача информации», и стоит не так уж и дорого, как компьютер, сервер, софт и сисадмин с программистом, которые будут всё это поддерживать в рабочем состоянии.
Какую роль в этой истории может сыграть маркерная доска — она поможет участникам процесса понять, какую именно информацию нужно передавать и в каком именно виде. Возможно, это станет основой для какого-то бланка, или может быть сама доска перестанет быть чисто белой, а станет разлинованной в соответствии с потребностями процесса.
Мелко? Медленно? Но только такими маленькими детскими шажочками и можно разобраться во всех деталях существующего процесса…
