Правильное определение цели – половина успеха

Недавно меня пригласили выступить экспертом для оценки нескольких внутренних проектов. Интересное мероприятие и много новых мыслей в результате увиденного. Одной из них хочу поделиться сегодня.

Мысль о том, что правильно поставленная цель сама по себе приносит половину финального успеха, если не больше.

И вот в чем была суть истории.

Цель проекта – сокращение размера партии

Ситуация: на одной из операций техпроцесса детали обрабатываются партиями определённого размера. Задача: сократить размер партий.

После подробного ознакомления с ситуацией команда докладывает о том, что главной проблемой, которая приводит к увеличению размеров партии, является высокий уровень брака на данной операции. И для его снижения нужно будет проделать такие-то и такие-то действия.

Задаю вопрос:

– Скажите, есть в техпроцессе операции, на которых по каким-то причинам отсутствует возможность производить детали меньшей партией?

– В каком смысле, что вы имеете в виду? – спросили меня в ответ.

– На моём опыте, обычно размер партии нельзя уменьшить в том случае, когда у вас либо очень длинные переналадки, либо когда технология требует использования партий определённых размеров (например, пока в кофемашину не загрузишь хорошую порцию кофе, как минимум на одну чашку готового напитка и не заполнишь емкость водой, она не будет работать – бесполезно насыпать в нее шесть зёрнышек кофе, чтобы получить половинную долю эспрессо). В вашей технологии есть что-то подобное?

– Хммм… Нет.

– Тогда получается, что вы можете запустить обработку деталей партией меньшего размера?

– Можем.

– Тогда обращаю ваше внимание на следующее обстоятельство: ваша задача в этом проекте – сокращение размера партии. Вы, изучив ситуацию, рассказываете о проблемах низкого качества и о том, что можно потенциально сделать, чтобы повысить это качество. Однако сократить размер партии вы можете прямо сейчас – ее размер не зависит от качества продукции, а только от вашего желания. Проблема, однако, заключается в том, что вы работаете с проектом, цель которого сформулирована неправильно. И это может привести вас либо к неверному результату, либо к тому, что результат вашей работы будет неверно оценён.

Как размер партии оказался в зависимости от качества выполнения операции

На самом деле это история, характерная для многих производств с длинным производственным циклом. И вот как размер партий учитывает качество выполнения отдельных операций.

Предположим, нам нужно получить 8 годных деталей, которые проходят обработку на двадцати последовательных операциях. Мы знаем, что обычно на трех операциях – пусть это будет седьмая, двенадцатая и тринадцатая, возникает брак, чаще всего одна из 8 деталей бракуется после седьмой операции, одна – после двенадцатой, и две – после тринадцатой. Если вы запускаете в процесс 8 заготовок и хотите получить 8 годных изделий, то вы получите только 4 годных изделия, и придется запускать процесс повторно. Если процесс короткий – это мало кого волнует, т.к. можно быстро восполнить недостачу. Если же процесс очень длинный, воникновение брака к концу процесса с высокой вероятностью приведёт к тому, что выполнение заказов будет просрочено – пока вторая партия заготовок проследует по тому же циклу, пройдет много времени.

Чтобы не попадать в такую ситуацию, обычно сразу в процесс запускают более крупную партию, в надежде, что после отбраковки останется достаточное количество годных деталей. В нашем случае, чтобы получить 8 годных деталей нужно запустить 16 заготовок. Тогда после седьмой операции скорее всего отбракуется 2 полуфабриката, после двенадцатой – еще два, после тринадцатой – четыре, и останется 8 полуфабрикатов, которые с высокой долей вероятности дойдут до конца и превратятся в 8 годных деталей.

Поэтому запускается партия в 16 деталей, а на тринадцатой операции запускают партии по 12 деталей.

Задача, которую решала группа – как сделать так, чтобы можно было запускать на тринадцатую операцию не 12, а 8 полуфабрикатов, ну или хотя бы 10, но в итоге получать 8 годных деталей.

Можно ли в данной ситуации запускать на обработку на тринадцатой операции по 8 полуфабрикатов? Можно.

Представим, что после операции 13 мы организовали супермаркет размером в 4 изделия. Запускаем партию в 8 заготовок на первую партию.

Годных полуфабрикатов до тринадцатой операции доберётся меньше, чем восемь.

Получим всего-то навсего 5 готовых полуфабрикатов, а этого недостаточно для того, чтобы сделать 8 деталей.

Чтобы продолжить процесс и получить 8 годных деталей после операции 20, надо будет взять три дополнительные детали из супермаркета.

Теперь придется запускать еще одну партию полуфабрикатов. Но нам не нужно запускать еще восемь заготовок, чтобы получить нужное количество полуфабрикатов. Запустим партию меньшего размера для восполнения супермаркета – это всё, что нужно сделать для того, чтобы восстановить исходную ситуацию.

Конечно не факт, что трех заготовок хватит, т.к. они тоже могут превратиться в брак, и скорее всего придется запускать больше заготовок, но угадать точное количество становится не столь критичной задачей, поскольку для выполнения заказа мы уже всё сделали – 8 полуфабрикатов дойдут до 20-й операции и превратятся в годные детали, и пока не появится новый заказ мы можем неспешно пополнять супермаркет.

В любом случае, вы можете увидеть тот факт, что количество изделий в запускаемой партии на любой операции может не зависеть от доли выхода годных изделий.

Что мне сказали в ответ на моё предложение?

– Но мы же не можем запустить дополнительную партию деталей – они же привязаны к конкретному заказу?

Очень интересный аргумент. К конкретному заказу можно привязать запуск 8 заготовок, остальные всё равно идут неизвестно на что – в лучшем случае вы угадаете, и брака будет ровно столько, сколько вы ожидали, в худшем случае одной-двух заготовок всё-таки не хватит, в еще более мрачном случае вы получите 1-2 лишних годных детали, которые нужно будет куда-то деть, как-то учитывать, наличие которых нужно как-то объяснять контролирующим подразделениям и так далее.

Так что в любом случае проблема есть, просто “привычное” решение мешает увидеть другие.

Какой должна быть “правильная” цель проекта?

Во-первых, она должна отражать суть той проблемы, которую вы хотите решить, а во-вторых – она должна быть сформулирована в соответствии в формате SMART-цели.

В нашей истории команда проекта пришла на следующий день с предложением изменить цель проекта, и даже предложила новую формулировку, которая, по сути, и была принята.

“Увеличить количество производимых за месяц комплектов деталей до Х штук”.

Не совсем, конечно, SMART-цель, но согласитесь, очень большая разница по сравнению с первоначальной целью:

“Сократить размер партий на операции NNN до XXX штук”.

Помогло ли это группе? Я надеюсь, что да, и хотя они продолжили работать над проблемой повышения качества обработки полуфабрикатов на той же операции, сама формулировка позволяла найти и другие варианты решения проблемы, что могло оказаться важным для предприятия.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…