Как я планирую свою работу в среднесрочном периоде

Решил поделиться схемой планирования работ, которая сложилась у меня за последние год-полтора. Возможно, для кого-то это окажется полезным.

Во-первых, стоит сказать, что работа независимого консультанта первые годы похожа на сельское хозяйство на кокосовых островах где-то посреди Тихого океана: угадать, сильный ли будет дуть ветер в этом году и сорвёт ли он для нас достаточно кокосов с пальм — вопрос, на который нельзя дать точного ответа. «Может повезёт, а может не повезёт».

Определённую помощь ветру, который случайно надувает вам клиентов, конечно можно, но я, например, всегда говорил, что я очень плохой продавец и что по этой причине я не занимаюсь продажами своих услуг.

Конечно, я продаю свои услуги, но длинным и окольным образом, в котором разговоры с клиентами, во время которых я пытаюсь их убедить в нужности моих услуг, практически отсутствуют как метод.

Поэтому длительное время долгосрочное планирование мне вообще не требовалось: все запросы обычно укладывались в формулировку «это надо вчера, сегодня, в крайнем случае до конца месяца».

Эпоха «Гугл.Календарь»

Но поскольку периодически случались «урожайные сезоны», когда штормовой ветер срывал слишком много кокосов, т.е. когда сразу несколько клиентов появлялись в один момент времени, потребовался какой-то инструмент для резервирования времени и отслеживания этих резервов в будущем.

Я недолго покопался в различных вариантах, мне был знаком хорошо Outlook и Lotus Notes, но в итоге я остановился на календаре Google. Тем более, что у него имелась особенность, которой я хотел воспользоваться — дать возможность своим клиентам видеть занятость моего времени.

Первые записи, которые можно найти в моем Google.Календарь относятся к августу 2011 года.

Возможность видеть мой рабочий календарь сильно радовала моих партнеров (или посредников, которые продавали мои знания своим клиентам), для которых вопрос согласования дат поездок сильно упрощался. Достаточно найти в моем расписании окно, узнать у клиента, годятся ли ему такие даты, а дальше бронировать даты у меня и начинать оформлять договор и другие официальные бумаги.

Чем календарь может быть плох, так это тем же, чем и хорош — прозрачностью. Долгое время мне было неловко держать на сайте календарь, судя по которому я работаю 10-15%% времени.

Ну а раз у меня такая низкая загрузка, это ведь и повод для моих заказчиков поторговаться о цене и других условиях.

Постепенно календарь стал заполняться всё больше и больше, я пережил два сложных периода, когда заказчики практически переставали ко мне обращаться (первый раз — после декабря 2014 года, когда упал курс рубля, второй раз — весной 2016 года, когда неопределённость прошлого года казалось повторяется), понял, что такие неурожайные периоды неизбежны и успокоился.

Визуализация ближайших планов

Осенью 2016 года я погрузился в достаточно длинный и трудоёмкий проект, из-за которого практически прекратил работу с другими клиентами. Ожидаемо было, что когда в марте 2017 года я завершил проект, о моём присутствии на рынке «слегка забыли». Давние заказчики свыклись с мыслью, что я постоянно занят, и нашли мне замену, новые не спешили с запросами.

И это послужило поводом что-то изменить в концепции работы.

Я по-прежнему не планировал предлагать свои услуги напрямую, но раз образовалось некоторое затишье, подумал я, то можно воспользоваться им, чтобы организовать запуск какого-нибудь нового продукта.

Где-то после 13 марта на одной из стен в кабинете появился вот это лист флипчарта:

Познакомившись со многими идеями информационного бизнеса, я точно знал, что запуски новых продуктов нужно планировать заранее, а подготовка потребует определённых усилий еще до того, как запуск состоится. Поэтому мне нужен был календарь, на котором я бы мог разметить себе подготовительные задачи. Причем поскольку речь шла о подготовке к запуску нового продукта, типичный взгляд на бизнес требовал скрыть подготовку от конкурентов, а это означало, что открытым общедоступным рабочим календарём для этих целей лучше не пользоваться.

Календарь, который я себе сделал, оказался не очень удобным, но в некоторой степени полезным. Он совмещал календарную часть, которую видно на левой половине листа, и этапы подготовки контента, зоны для которых выделены в нижней правой части листа. Содержание этих задач уже убрано с листа, но в ходе работы там висели большие стикеры, примерно 10х15 см, на которых я записывал, что и в каком состоянии дел у меня на настоящий момент.

На самом деле я готовился тогда к запуску онлайн-курса «Результат с гарантией», хотя тогда даже этого названия еще не было. Запуск прошёл успешно. По крайней мере, по моим меркам, поскольку я еще ни разу не зарабатывал такую сумму за свои курсы за один раз.

Буржуинские инфобизнесмены порой хвастаются тем, что им удаётся провести шестизначный запуск, имея в виду, что доход составил более 100000 долларов, так вот могу сказать, что я был в двух сантиметрах от шестизначного запуска. Достаточно было получить еще один заказ, и сумма перевалила бы за 100 тыс. руб., что в тот момент было совершенно удивительно, ведь буквально пару месяцев назад не было даже четко сформулированной идеи, что это будет за такой продукт.

Какое-то время я прожил без визуализации планов, т. к. нужно было отработать полученные на запуске заказы, да и другие заказчики тоже всё-таки были, и их запросы тоже нужно было обрабатывать, но в декабре 2017-го я, очередной раз взглянув на предзапусковый календарь на стене, подумал, что видеть свою загрузку в любой момент перед глазами — не такая уж и плохая штука.

Тогда на стене появился новый лист флипчарта, на котором я учел все недостатки предыдущего.

Календарь, версия 2

Главным недостатком первой версии было то, что в «квадратики» отдельных дней было сложно вклеить даже самый мелкий из имеющихся у меня стикеров. Писать ручкой или карандашом — это означало держать рядом как минимум ластик и в итоге к концу сезона видеть перед собой сильно исчерканный огромный лист, что не очень-то и приятно. Стикеры — не такая уж и дорогая вещь, если не пользоваться оригинальной продукцией компании 3M, так что я решил, что смасштабирую календарь так, чтобы в каждую клеточку можно было вклеить как минимум один стикер.

Формат оказался удобным. Справа осталось небольшое поле, на которое, при случае, можно было наклеить что-то еще. Первое время я туда переклеивал стикеры «несостоявшихся мероприятий», или, например, то, что было отложено заказчиком на неопределённый срок.

Так получилось, что план это я сделал перед декабрём, или в начале декабря 2017 года. На лист поместилось три месяца, при этом в любой день можно было вклеить один листочек с мероприятием (а в 99% случаев больше одного мероприятия в день, на котором я обязательно должен быть, не бывает). Таким образом и получилось, что планирую я не поквартально, а посезонно, один лист на сезон: зима, весна, лето, осень и снова. А всё потому, что начал с декабря, а не января.

На самом деле это не принципиально в моей работе, важно то, что можно видеть некоторый горизонт вперёд. Сейчас это два-три месяца по отдельным мероприятиям, хотя большинство работ, конечно же, планируется по прежнему в горизонте одного месяца.

Что делать, когда, как на фото сверху, дело доходит до середины февраля и нужно что-то там спланировать на март? Не перерисовывать же «скользящим режимом» весь календарь, со сдвигом на один-два месяца? Я решил вопрос иначе, благо что свободных стен у меня сейчас под рукой достаточно.

Когда возникает необходимость в календаре на следующий сезон, я просто вешаю рядом еще один лист флипчарта и так же его разлиновываю. Когда сезон заканчивается, использованный лист снимается и месяц-полтора на стене висит только один.

Финансовый вопрос

Следующую идею для календаря подсказала повторяющаяся проблема, а реализация стала именно такой потому, что я продолжал рисовать календари с левого края листа и справа от него появлялось свободное место.

Некоторые клиенты платят за работу «по факту», а особо доверенные — еще и с задержкой, иногда в пару-тройку недель. Конечно, когда ты забываешь о том, что тебе должны, а потом получаешь на банковский счёт неожиданную сумму, это приятно. Но иногда приходится звонить или писать и напоминать: «ребята, вы должны мне денег».

И поскольку это «еще одна задача на контроль» из длинного-длинного списка действий, которые фрилансер выполняет сам для себя, то вполне можно забыть о каком-то долге и по факту подарить какую-то работу клиенту даром.

Что делать? Визуализировать долги с привязкой к примерным датам платежей.

Я стал записывать заказчика и сумму долга на такие же стикеры, правда другого цвета, и вешать их около недель, в течение которых я ожидаю оплату. Получилось примерно вот так:

Суммы специально «стерты» с фотографии, чтобы ни у кого не вызывать лишних эмоций.

После небольших вариаций я пришёл к тому, что на календаре отмечаются только «подвисшие» суммы, или суммы, которые могут прийти после завершения работ, а остальное никак не фиксируется — у меня нет необходимости фиксировать весь финансовый поток на календаре, цель этих отметок — не забывать об определённых суммах.

Идея получилась очень удачной. Я немного еще поэкспериментировал с цветами стикеров и маркеров (в частности, на фото вы видите зеленые стикеры, которыми я отметил даты поездки на Шри-Ланку на конференцию Lean Transformation Summit в Коломбо), но в итоге пришёл к двухцветной схеме, которая с небольшими коррективами переходит от одного сезона к другому.

Конкретнее, Федя!

До некоторого времени эта модель помогала не путаться в показаниях. Один раз, кажется, в 2015 году я прохлопал Лин-Форум, который проводит оргпром, просто потому, что он не был внесён в моё расписание. Я даже попытался сделать единый календарь всех лин-мероприятий в России, но их оказалось не так уж и много, чтобы заморачиваться. Да и времени заниматься этим регулярно, как всегда не хватало.

Тем не менее, есть категория задач, которая не попадает в календарь и оказывается под угрозой быть забытой (рано или поздно). А именно — всевозможные нетиповые запросы клиентов. Это менее значимые вопросы, чем исполнение уже взятых на себя обязательств, однако их тоже нельзя игнорировать, т.к. если их всегда оставлять без ответов, то и клиентов не будет, и обязательств перед ними тоже.

Достаточно много таких запросов, при всем желании, оставались без ответа, либо я слишком поздно реагировал в периоды высокой загрузки. И вот в этом году я решил снова изменить правила игры, чтобы «не забывать».

В конце января я нашел подходящее решение, звёзды сложились, и с тех пор я хвастаюсь своим коллегам-консультантам, что у меня есть персональный ассистент. Конечно, главная ценность ассистента не в том, чтобы говорить «я настолько крут, что у меня есть помощник!», а в том, что ассистент помогает мне эффективнее организовать рабочий день и управляться с бОльшим количеством задач.

Просто сравните две страницы календаря за январь и февраль:

В январе (кроме последней недели) в календарь я по-прежнему ставил только клиентские мероприятия. С последней недели января я, кроме этого, с помощью ассистента стал еще и заполнять «завтрашний день» менее масштабными делами.

Ассистент не спасает, конечно, от того, что мне может оказаться некогда или банально лень сделать что-то в конкретный момент времени. И можно также сказать, что «то же самое можно делать и самостоятельно, без ассистента». Но это не весь функционал моего ассистента, это только то, что касается планирования работ на ближайшее будущее, а так, идея воспользоваться чужой помощью дала дивиденды уже меньше чем за месяц, когда я в запарке даже не мог позвонить клиенту, чтобы назначить встречу и поручил это ассистенту, и встреча состоялась, и я получил за неё свой гонорар, а ассистент сразу стал ценным дополнением к моей собственной рабочей силе.

Когда с авралом срочных дел, которые попадали в календарь по причине «это нужно сделать срочно, ASAP», нам в четыре руки удалось управиться, процесс пошел дальше.

Неважные срочные дела

Название взято из определений матрицы Эйзенхауэра, но в моем случае это были те самые нетипичные запросы клиентов, которые могли быть не столь критичные, как работа по заключённым договорам, но всё равно срочные, т.к. от них зависит появление новых договоров и новых оплачиваемых работ.

Так появился «Список дел». По понятным причинам, я не хочу публиковать его содержание, но внешний вид вполне могу показать:

Цветовые обозначения появились в списке постепенно. Сначала потребовалось отделить те задачи, в которых «мяч на стороне клиента», и так появились желтые отметки. Потом, по мере накопления просроченных задач, мне пришлось концентрировать внимание на их выполнении, и так появились «розовые задачи», а зелеными я их отмечаю выполненные задачи до того момента, как они перейдут из рабочего списка дел в список «выполненных» дел.

В какой-то момент стало понятно, что со списком срочных не очень важных дел мне тоже удалось если не разобраться, то, по крайней мере, взять его под контроль, и я добавил последний блок контроля задач — канбан-доску для важных, но несрочных задач, те, на которые, согласно Эйзенхауэру, и стоит выделять максимум своего времени.

Важные несрочные задачи

Канбан-доска понадобилась для того, чтобы контролировать сложные статусы долгоиграющих несрочных, но очень важных задач.

И, поскольку у меня уже был опыт работы с сайтом leankit.com, я использовал именно его ресурсы.

На данный момент это было последнее дополнение в системе планирования, и с его помощью мне, как хочется надеяться, удастся регулировать нагрузку в периоды роста и спада спроса на мои услуги.

Идея очень простая:

В урожайное время я трачу до 99% времени и внимания на работу с задачами, которые попадают в календарь. Если загрузка снижается, я начинаю перебирать задачи из списка дел. Какие-то из них наверняка после высокой загрузки могут «протухнуть», но остальные не пропадут из сферы моего внимания и я смогу их закрыть более оптимистично.

Когда загрузка падает еще ниже, когда я, условно говоря, не нужен ни текущим ни потенциальным клиентам, большая часть внимания перемещается к задачам важным, но несрочным, к канбан-доске: клиенты наконец-то позволяют заняться перспективными задачами.

Это тот самый момент, когда неопытные оптимистичные фрилансеры расслабляются, радуясь тому, что можно наконец-то расслабиться после долгого периода напряжённой работы (и рисуют нарасслабляться до ситуации, когда заказов вообще нет), а пессимистиные «прокачанные на продажи» фриансеры начинают изо всех сил продвигать свои услуги новым клиентам (и теряют шанс саморазвития или развития своего рынка). А на самом деле это тот самый период, когда нужно думать «сильно вперёд», чтобы понять, что еще дополнительно можно предложить клиентам к тем услугам, которые ты уже предлагаешь.

Заключение

Я далеко не уверен, что через пару месяцев не внесу в систему планирования еще какие-то изменения — в конце концов, за прошедшие 8 лет фрилансерства я достаточно много экспертиментировал с разными подходами, и не факт, что нашёл идеальный. Но на данный момент моего развития и развития моего бизнеса эта схема выглядит вполне цельной.

Надеюсь, кому-то это описание может оказаться полезным, по крайней мере, наведёт на ценные мысли. И если вы готовы поделиться своим опытом персонального планирования — пишите мне, присылайте, если будет желание, материал для публикации, я всегда с удовольствие читаю и публикую интересные истории.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…