Предлагаю вашему вниманию перевод статьи Лесли Блум о повышении квалификации в производстве. При внедрении бережливого производства эта тема возникает в каждом проекте без исключений.
Надлежащее восполнение пробелов в производственных навыках требует времени. Прежде чем вы начнете формировать внутреннюю рабочую группу или планировать встречи по стратегии, самое время подумать о том, какое влияние вы можете оказать. С развитием цифровых, масштабируемых инструментов обучения персонала вы можете начать устранять пробелы в производственных навыках уже сегодня.
Вот пять простых способов обеспечить новичкам доступ к информации, необходимой им для выполнения основной работы.
1. Создайте двунаправленные программы наставничества
Меняется способ обмена информацией между новыми и опытными сотрудниками. Исторически компании в основном полагались в обучении на наблюдения за тем, как выполняется работа. Наставничеством называли систему обучения, в которой новый работник (или группа работников) следует по пятам за лучшим доступным экспертом. Такой подход нестандартизирован и его невозможно масштабировать по нескольким очевидным причинам:
Разные работники узнают разные методы выполнения одного и того же процесса в зависимости от того, какой профессионал становится их наставником и выполняет эту работу.
Тренеры должны выделять время для обучения новичков, вместо того, чтобы выполнять свою работу.
Специалисты с многолетним опытом работы часто не хотят изучать или внедрять новые технологии.
Основная масса племенных знаний компании находится в головах ваших экспертов, и они не спешат превращать их в документально оформленные стандарты. Вот тут и приходит на помощь обратное наставничество. Такое сотрудничество не только помогает выстроить длительные рабочие отношения, но также может способствовать закреплению в официальных документах экспертных знаний, которые, как известно, трудно закрепить.
Вот как это работает: эксперт выполняет работу, используя навыки, отточенные за годы работы. Новые сотрудники документируют (с фотографиями, видео и текстом) процедуру по мере ее выполнения. По ходу этого обмена информацией, ее также следует сохранить в цифровой стандартной рабочей инструкции, чтобы масштабировать опыт по всей вашей компании.
2. Используйте видео, чтобы запечатлеть основные процедуры
На работу приходит молодое поколение, разбирающееся в Интернете, и формат традиционных СОП меняется. Поступающие в штат новые операторы привыкли смотреть видеоинструкции по любому вопросу: приготовление еды, ремонт автомобиля, обновление компьютера — список бесконечен.
Они ожидают, что их рабочие инструкции тоже будут в формате видео.
Между тем, опытные эксперты редко ссылаются на папку с СОП — они знают процедуры лучше, чем умеют пользоваться собственным телефоном. Важно сделать так, чтобы эти два поколения сотрудничали на рабочем месте, чтобы запечатлеть на видео действия выполняющих процедуры экспертов до того, как произойдет смена караула и компания потеряет знаний, которые накапливались десятилетиями.
3. Превратите базовые знания в возможности обучения
Существует общий сегмент знаний, который упускается из виду при создании программ обучения — это основы профессиональных навыков. Вы можете быть удивлены, узнав, что многие рабочие не знают для чего нужны основные действия или устройства в их работе.
Распространенная история демонстрирует опасность этого предположения:
Проходя мимо рабочего, наладчик заметил, что тот ударяет молотком по герметичному подшипнику — а при обслуживании герметичного подшипника это строго запрещено. После опроса других рабочих стало очевидно, что не все знают основы использования подшипников. Для устранения этого пробела в знаниях, ведущий техник по обслуживанию быстро создал недостающую документацию, что привело к тому, что компания сделала видеозаписи всех других стандартных ремонтов на объекте.
К счастью, такие знания даже легче собирать и распространять, чем разрабатывать традиционные процессы. Используя цифровые инструменты, вы можете записывать экспертные знания на видео и в тот же день обучать своих сотрудников этим стандартам.
4. Собирайте недокументированные улучшения.
Многие работники каждый день видят возможности для улучшения процессов. Сотрудники, работающие на переднем крае, будут скрывать эту информацию, если считают, что она игнорируется или процесс распространения знаний занимает слишком много времени. В конце концов, эти улучшения становятся неофициальными «лайфхаками».
Эта информация (хорошая или плохая) не попадает в документированные процедуры. Из-за этого возникают проблемы с качеством, новички приходят в замешательство, а сотрудники не чувствуют ответственности за свою повседневную работу.
Вместо этого дайте работникам возможность предоставлять обратную связь прямо в ходе выполнения ими процессов. Это способствует постоянному совершенствованию и способствует формированию культуры, в которой передовые работники гордятся своей работой. В то же время когда новые сотрудники видят процедуры в первый раз, могут предложить свежие идеи. Чтобы сделать это эффективно, лучше всего фиксировать обратную связь в цифровом виде (для оценки руководством) там, где происходит работа.
5. Предоставьте новым сотрудникам доступ к цифровым инструментам
Производственная среда может давить на новых работников. Многие новички в первую неделю на работе попадают в ситуацию «пан или пропал». К сожалению, сегодня гораздо чаще, чем когда либо, можно увидеть, как новые сотрудники увольняются всего через несколько недель после приема на работу. С этим наплывом новичков, пополняющих ряды работников, крайне важно, чтобы они как можно раньше почувствовали себя увереннее на своем рабочем месте.
Обеспечьте новое поколение работников современными инструментами, которые они могут понять. Если вам не удастся дать этому «поколению Youtube» эффективное обучения, скорее всего вы увидите массовый исход новичков.
Предоставьте работникам доступ к цифровому обучению (например, рабочим инструкциям в формате видео) с помощью мобильных устройств, таких как смартфоны или планшеты. Знакомые цифровые инструменты — это простой способ «подстелить соломку» новичкам, сокращая при этом текучесть кадров.
Доступная информация создает еще и уверенность. Даже если планшет выделен временно, ранее проявление доверия станет прочной основой дальнейших рабочих отношений. Рабочие почувствуют, что они могут полагаться на внутренние ресурсы компании, а это в результате повышает стандартизацию и качество.
