Ожидания как кажется с первого взгляда, один из наиболее простых и понятных видов потерь. Фактически, любые остановки в работе из-за того, что чего-либо не хватает (сырья, деталей, информации, разрешения, человека — исполнителя работы, станка, и так далее) — это ожидания.
На самом деле чаще всего люди называют ожиданиями ситуации, когда они сами чего-то ждут. Спросите любого человека, ждал ли он чего-либо сегодня, и вам сходу приведут несколько подходящих, а иногда и красочных примеров.
ожидание санкций, которые должен дать начальник, который сейчас занят чем-то другим или отсутствует.
И это, возможно, самая частая ошибка, которую совершают те, кто занимается поиском потерь, потому что стоит анализировать не свое состояние, а то, что происходит с заказом клиента, ведь именно его продвижение по потоку создания ценности стремятся ускорить при внедрении бережливого производства.
И вот тут появляется множество различных ожиданий, на которые люди обычно не обращают внимания.
ожидание постановки в план производства. Заказ уже принят, но его производство еще не запланировано, например для того, чтобы накопить партию продукции удобного размера.
ожидание в очереди на обработку. Все время, пока заказ ожидает попадания на каждую следующую стадию обработки, он фактически «ждёт», пока у кого до дойдут до него руки
ожидание во время переналадки. Уже дошла очередь, уже есть задание, но производство еще нельзя начать, поскольку оно еще неготово
ожидание свободной тары. После завершения работы готовые изделия или полуфабрикаты нужно куда-то разместить
ожидание перемещения. Готовые изделия или полуфабрикаты нужно еще и куда-то переместить, для чего нужен транспорт или носильщик
ожидание оформления документов. Для целей диспетчирования заказов или для управленческого, бухгалтерского или налогового учета готовые изделия или полуфабрикаты должны сопровождать документы.
Для сферы услуг и офисной деятельности, тем не менее, именно ожидания в работе человека являются главными. Об этом еще раз позже.
Как измерить количество ожиданий?
Самый простой способ — посчитать эффективность потока создания ценности. Разделить время, в течение которого готовому изделию или услуге добавлялась ценность на разных этапах потока, на общую продолжительность выполнения заказа. Фактически вся разница (за исключением того времени, которое нужно на переделку/доработку бракованной продукции, которая не прошла предъявление контролёру ОТК с первого раза) — это и будут ожидания.
Если же вы хотите получить первую оценку «потенциала», который закопан в ожиданиях, можно проделать следующее упражнение.
Вспомните предыдущие 3-5 рабочих дней, с какими проблемами в эти дни вы сталкивались в работе и сделайте список из наиболее досаждающих проблем, решение которых отняло больше всего времени или потребовало больше всего усилий.
Для каждой такой проблемы попробуйте оценить то время, которое вы потеряли на ее решение (по сравнению с ситуацией, если бы проблема не возникла или если бы у вас сразу было всё необходимое для её решения).
Просуммируйте данные оценки времени и вы получите цифру, которая вас определённо шокирует.
Группа в 8-10 человек может обнаружить, что они суммарно потеряли более ста часов всего за одну рабочую неделю. И это будет не самый худший результат, который я видел.
«Но мы не сидим сложа руки, когда чего-то ожидаем», — может сказать внимательный читатель.
Совершенно верно, человек переключается на другую работу, делает её параллельно ожиданию, но если вы задумаетесь о том, что происходит с заказом клиента, в связи с исполнением которого и возникла проблема, то вы поймёте, что заказ-то как раз и ожидает. Время на часах клиента тикает, хотя ничего хорошего не происходит — компания пытается решить проблему.
Что с этим делать?
Разные виды ожиданий требуют разных подходов для того, чтобы сократить их. В этом смысле здесь нужно было бы привести большой перечень методов исключения ожиданий, который охватил бы большую часть бережливого производства как такового.
Я ограничусь несколькими рекомендациями для наиболее типичных случаев:
ожидания, когда не хватает чего-то, необходимого для выполнения работы
ожидания, когда для выполнения работы не хватает кого-то
ожидания в очереди на обработку заказа
Ожидания чего-то необходимого
Если вы часто сталкиваетесь с тем, что приходится ожидать чего-то, что необходимо для выполнения работы, но при этом отсутствует, лучшей стратегией ухода от ожиданий станет контрольная проверка всего необходимого по списку.
Например, может не хватать сырья, материалов, деталей, крепежа, инструмента, оснастки, информации, сведений, данных, контактных координат, технических характеристик и так далее.
Сделайте список всего необходимого. В некоторых случаях, когда вы выполняете слишком разнообразный набор задач, такой список может оказаться слишком длинным или слишком мелким. В этих случаях первое время можно вместо конкретных объектов внести в список их категории. Например, не «плоскогубцы и гаечные ключи на 6, 12, 14, 18 и 23», а «инструмент», хотя это увеличивает вероятность ошибки в ходе подготовки к работе.
Из списка нужно сделать чек-лист, который будет проверяться перед запуском каждого заказа в производство.
Еще лучше, если чек-лист будет включаться в производственное задание или сопровождать заказ.
Ожидания кого-то необходимого
Какой-то предмет, информация, разрешение, подпись, задание, право выполнить какие-то действия — вот для чего на самом деле вам приходится кого-то ожидать.
То есть, когда вы ожидаете кого-то, это означает, что вам либо что-то дадут (а это, фактически, предыдущий случай), либо что-то позволят сделать. Последнее можно обобщить понятием «передача права на выполнение работы».
Передача каким-то человеком вам предмета или информации тоже, на самом деле, может быть результатом «передачи права» на использование данного предмета или информации, и в этом смысле мы имеем тот же случай.
Если такие ситуации повторяются слишком часто, возможно от них удастся избавиться, если перераспределить права и ответственность между сотрудниками. Идея заключается в том, чтобы дать исполнителям на постоянной основе те права (и связанную с ними ответственность), которые им дают люди, которых приходится ожидать.
Ожидания в очереди на обработку заказа
Это тот вид ожиданий, о которых мало кто задумывается, хотя они существуют практически на каждом предприятии. Очень редко любые заказы клиентов сразу поступают в работу, даже в сфере услуг и в рамках офисной деятельности.
Что же это за ожидание? Это тот период времени, когда принятая от клиента заявка ожидает попадания в план производства или в план оказания услуг. Это может быть один-два дня, а может быть и месяц, или даже квартал.
Интересный факт состоит в том, что чаще всего нет никакой необходимости придерживаться именно того цикла планирования производства, которое используется предприятием. Если план производства составляется каждый месяц, то главные аргументы, которые вам приведут в ответ на вопрос «почему месяц, а не три недели» будут следующие:
так удобнее рассчитывать зарплату
так удобнее подводить итоги
да и вообще, мы всю жизнь делали план на месяц
Действительно, с какой стати это должны быть три недели? Почему три? Почему не две или не одна? На самом деле (если не вдаваться в детали) самым важным фактором в выборе периода планирования является возможность накопить достаточно заказов, чтобы сформировать удобные для производства партии. Поэтому цикл планирования может быть любым, не обязательно длительностью ровно в месяц. И если ограничения производства позволяют вам работать меньшими партиями, то вполне можно сократить цикл ожидания в очереди на постановку в план производства вдвое. То есть, планировать раз в две недели, два раза в месяц. И тогда заказ, который пришел от клиента через день после того, как производственный план на очередной период закрыт, не будет дожидаться следующего периода целый месяц, ожидание сократится до двух недель.
Ожидания и занятость на работе
Еще раз хочу обратить ваше внимание, что ожидания исполнителем каких-то действий и загрузка этого исполнителя работой не имеют между собой ничего общего кроме самого этого исполнителя.
Человек может участвовать одновременно в реализации двадцати, тридцати заказов клиентов, из которых девятнадцать или двадцать девять будут находится в ожидании чего-либо или кого-либо по тем или иным причинам, однако сам исполнитель будет при этом загружен работой — ведь как только для одного из этих заказов ожидание закончится, потребуется над ним работать. И поэтому человек может быть всё время занят, к нему можно будет со всей ответственностью применить выражение «ни минуты не сидит», а заказы будут продолжать находиться в ожидании.
Разница в том, что массовое производство и мышление, построенное на его принципах, привыкли оценивать загруженность ресурсов, участвующих в работе, в нашем случае — занятость работой исполнителя, что он ничего не ждёт, а если чего-то и ждёт, то одновременно делает что-то ещё. А мышление, выстроенное в логике бережливого производства, при этом говорит: «ну хорошо, исполнитель перегружен работой, но сами-то заказы от этого не выполняются быстрее, они просто ждут и ждут…»
Заключение
Мне хотелось бы узнать и о других особенностях потерь типа «ожидания», поэтому если у вас есть подходящие примеры — оставьте комментарий к заметке.
