Документ, который я хочу подвергнуть анализу, я получил от Григория Панова, генерального директора компании GrandGift.
Мне показалось интересным дополнить серию статей про диаграммы «плавательные дорожки» (ссылки см. в конце заметки) разбором примера. Анализ делается исключительно в образовательных целях — на этом примере я хочу показать вам, какие выводы можно сделать из описания процесса.
Итак, что за документ анализируем?
Это стандарт выполнения процесса под названием «Вставка Новинок на сайт GG».
Вставка Новинок на сайт
Картинку в большом разрешении можно открыть здесь (ссылка откроется в новом окне). Сначала о том, что в этой диаграмме полезного и что стоит перенять.
Дано определение «Новинки». Очень полезно, чтобы не приходилось шариться по другим стандартам и глоссариям принятой терминологии.
Цветами выделены зоны ответственности разных подразделений. Отлично видно, кто за что отвечает, заодно видно, правильно ли описан процесс.
Есть цветовое обозначение не только отдельных действий, но и маршрутов перехода от одного к другому. Значение такого цветового обозначения из самой данной диаграммы мне не понятно, но можно предложить полезную идею: линия перехода обозначается цветом того отдела, который отвечает за передачу процесса смежникам.
Все переходы в другие подразделения происходят после действий типа «разослать», «сообщить», «отправить».
Указаны другие документы (SOP), в которых описаны детали отдельных операций.
Четко обозначены начало и конец процесса.
Указаны дата создания и последнего изменения описания процесса.
Все поместилось на один лист.
Теперь вопросы, которые возникают при прочтении. По порядку движения по диаграмме.
Не понятно, какое условие должно быть выполнено, чтобы начался весть процесс, чтобы началась первая операция «Разослать бланк-заявку на новости»… Т.е. должен быть какой-то вход процесса, например «Новинка появилась (физически) на столе сотрудника CC». Понятно, что ДО происходят какие-то события… Вот какие — из документа не понятно.
«Разослать бланк-заявку на новости и вставки новинок на сайт с указанием адреса его хранения». Вопрос к тексту — адреса хранения кого? Бланка-заявки? Сайта? Вопрос по продолжению. Отсюда идут стрелки к четырем блокам. Бланк-заявка высылается в четыре точки? Или в три? Всегда? Или есть варианты: сегодня — сюда, завтра — туда?
Далее сотрудники СС 5.0.1 и 7.0 делают одинаковую работу — заполняют бланк. Можно предположить, что там есть условие, в зависимости от которого эту операцию выполняет либо тот, либо другой.
Действия сотрудника СС 3.1 и 3.2. «Заполнение бланка по темам…» Подождите, но ведь документ про Новинки. Причем тут «старый товар — остатки — новости по применению»?
Условие «товар занесен в 1С». Если нет — заносит сотрудник 5.0.1, если да — сотрудник 7.0 проверяет. Вопрос: после занесения сотрудником 5.0.1. сотрудник 7.0 не должен проверить? Почему? Почему тогда должен проверять, если товар уже занесен? Чем отличаются случаи, когда товар уже занесен и еще не занесен? Почему нужно такое условие? Потому что не всегда заносят заранее?
Условие «есть описание товара». Если это Новинка — непонятна логика, почему у него может быть старое описание, скопированное (кем?) с предыдущей номенклатуры? Можно ли изменить процедуру (не знаю какую), чтобы старое описание не копировалось?
«Разослать всем сотрудникам компании». Сильно. Всем — это действительно сильно. Не хватает жесткого срока. Скажем три рабочих дня, как стандарт. Или даже один. Тогда это будет просто несокрушимо сильно. Ну, а если потом появятся новые варианты использования — их можно будет пустить в виде дополнительных новостей — возможность дополнительного продвижения товара.
Действия сотрудника 3.1. и 3.2. «Сообщить о заполнении в 10.3…» Если 10.3 — отдел, то нужно точно указать кому.
Действия остальных сотрудников компании «Открыть письмо…» и «Отправить письмо» попали в чужую плавательную дорожку.
Связь между действиями сотрудника 5.0.1. «Разослать всем…» и «Обработать письма…» может идти ТОЛЬКО через действия остальных сотрудников, но никак не напрямую (лишняя связь)
Действия «Завершить заполнение заявки…» и «Сообщить о заполнении…» стоят на границе двух отедлов. В обычных компаниях (GrandGift уже выпал из этого множества) это приводит к тому, что эти действия не делают ни тот, ни другой отдел.
Действие сотрудника 10.3 «Графа Новинка заполненная… и утвержденная…». В процессе нет сотрудников 3.0 и нет утверждения в 1.0. Часть действия «определяется список товаров» должна сопровождаться описанием того, как именно происходит определение списка — судя по всему, там есть условия попадания новинок в список товаров, которые анонсируются на сайте.
Действие сотрудника 10.3 «Вставить описание». После него нет продолжения. Вспоминаю группу «Дебош»: «И все умерли. Уильям Шекспир». По ощущениям, дальше идет связь на блок «Зафиксированный список товарных позиций…»
Действие сотрудника 3.1 и 3.2 «Вставить Новинки на сайт…». Лучше написать «с указанием ответственного», а то «с фиксированием ответственного» напоминает то ли сводки уголовных преступлений, то ли новости из психиатрической больницы.
Ключевые проблемы, которые могут быть в данном процессе:
Задержки из-за неопределенности в том, кому рассылать бланк-заявку
Задержки из-за неопределенности границ ответственности между сотрудниками подразделений 5.0.1. и 7.0.
Ошибки избыточной работы сотрудника 3.1 и 3.2. при заполнении бланка по темам
Задержки с ответами от «остальных сотрудников компании»
Затруднения в выборе товаров, которые будут выставляться на сайте (сотрудник 10.3)
На самом деле документ составлен отлично, и все 14 вышеперечисленных пунктов близки к понятию «придирки». Ключевые проблемы могут по факту не существовать, я просто указал то, что может быть, если судить только по документу. Поскольку документу уже больше года, я думаю, что на самом деле все эти мои придирки уже давно устранены, а писал я их исключительно для тех, кто никогда не знакомился с такими документами, только в образовательных целях.
Очень интересно было анализировать процесс по его описанию. Будет интересно узнать, насколько верны мои выводы.
Если вас заинтересовала эта тема и вы хотите получить мое мнение о ваших процессах — напишите мне.
