• Главная
  • О сайте
    • Впервые на сайте?
      • Книга “Развитие персонала своими силами”
      • Сборник «Лучшие книги о бережливом производстве»
      • Материалы для подписчиков
    • Об авторе
      • Позвольте представиться — Валерий Казарин
      • Выступления
      • Публикации
    • Контакты
    • Клуб линтузиастов
    • Рабочий календарь
    • Добровольные помощники
    • Зал славы 23/11/2013
  • Бережливое производство
    • Новости
    • Бережливое производство
      • Бережливое производство в России
      • Вовлечение персонала
      • Кайдзен
      • Провалы
    • Научная организация труда в online
    • Ответы на вопросы
    • Виртуальные туры
    • Вебинары
    • Рецензии на книги
    • Тесты
  • Клиентам
    • Читателям
      • Директор Алексей
      • Консультант Вячеслав
      • Энтузиаст Константин
      • Специалист Александр
      • Студент Елена
    • Заказчикам
      • Открытые курсы
      • Корпоративные семинары
        • Введение в бережливое производство
      • Персональная консультация
      • Поиск специалистов по бережливому производству
      • Школа руководителя
      • Малому бизнесу: “Бизнес-прорыв 2014”
      • Курс для завода “Исток”
    • Авторам и блоггерам
    • Владельцам сайтов
    • Издателям
    • Организаторам мероприятий
    • Рекрутерам
    • Тесты
  • События
  • Книга “Система TPM – более четверти века в России”
    • Часть 1. Система ТРМ: необходимая теория в практическом применении
    • 1.2. Результаты, вызывающие уважение и желание осваивать TPM

WKazarin.ru

Бережливое производство и кайдзен

  • Технологии
  • Люди
  • В теории
  • На практике
  • Сферы применения
  • О менеджменте
Вы здесь: Главная / Бережливое производство / Бережливый офис — кому и зачем это нужно

Бережливый офис — кому и зачем это нужно

11.04.2014 Автор: Валерий Казарин Оставьте комментарий Тема: Бережливое производство

Недавно проводил тренинг по бережливому офису и по его результатам появилось несколько мыслей, которыми хотелось бы поделиться.

Что такое вообще «бережливый офис»? Это просто применением методов «бережливого производства» в офисных процессах — например, в работе с документами, в обработке информации, в контактах с другими подразделениями.IMG_0422

Три ключа к бережливому офису

Я вижу три ключа к созданию бережливого офиса. То есть, можно, наверное, и без них, или можно еще всяких ключей понаделать, но большая часть проблем связана с тремя аспектами деятельности офиса:

  • Понимание потока работ, выполняемых в офисе
  • Понимание отдельных операций, выполняемых в офисе
  • Понимание текущей ситуации, так сказать, статуса работ

Попробуйте сделать список из 10 проблем, с которыми вы чаще всего сталкиваетесь в вашей офисной работе. Кстати, буду отдельно признателен тем читателям, которые оставят такие списки в комментариях к статье.

Посмотрите на этот ваш список и скажите, какие пункты не связаны со следующими проблемами:

  1. Непонятно, зачем делается та или иная работа
  2. Непонятно, кто или как должен выполнять конкретную работу
  3. Непонятно, что вообще сейчас происходит

Если есть другие причины — напишите в комментариях, может быть я просто слишком узко мыслю.

Если других причин нет — значит дело в потоке, операциях или статусе.

Поток офисных работ

«Да что там может быть такого сложного? Все и так знают, что нужно делать…»

Возможно, это и так. Но очень часто при рисовании своих офисных бизнес-процессов участники таких семинаров узнают много нового и интересного.

Например, что для того, чтобы согласовать одну командировку одного сотрудника, офис-менеджеру приходится делать 10 звонков и согласовывать условия этой одной поездки с руководителем три раза.

Или, например, для того, чтобы организовать обучение, компании требуется 42 дня, включая 10 дней на согласования в полудюжине служб.

Или, например, оказывается, что задержка на полдня в начале процесса приводит к необходимости выполнить повторно трехчасовой набор манипуляций с информацией о клиенте и статусе его информационной системы.

Что нужно, чтобы разобраться в потоке работ?

1. Понимание потребительской ценности. А значит — знание ответов на вопросы «кто является моим клиентом», и «что я для него делаю».

Как обычно, все начинается и заканчивается клиентом. Можно ли найти клиента для каждого офисного сотрудника? Можно. У некоторых офисных сотрудников клиентов может быть много, разного рода, с разными запросами, но если их отделить друг от друга, то станет понятно, какие потоки работ существуют в офисе, и какие действия в них должны совершаться.

2. Понимание того, что такое потери.

Те же самые семь видов потерь, которые есть в бережливом производстве, применимы и для офиса: дефекты, запасы, лишние движения, перемещения материалов и информации, ожидания, избыточные действия и перепроизводство есть в любом процессе.

3. Визуальное описание потока работ. Например в виде кросс-функциональных диаграмм или диаграмм «плавательные дорожки».

О том, как строить и анализировать «плавательные дорожки» я уже несколько раз писал. Можно почитать, например, здесь, здесь, здесь и здесь.

Офисные операции

«Что тут знать — всем понятно, как ЭТО делать» — эта фраза означает только одно: каждый делает ЭТО так, как умеет, или так, как сам придумал.

Если вы уже разобрались с потоками и устранили из них многое, что ненужно для потребителя, значит для анализа остались только нужные по тем или иным причинам действия. А раз они нужны (и лучше всего — если именно клиенту), то для всех было бы лучше, если бы эти операции выполнялись каждый раз качественно и быстро с первого раза.

Можете ли вы сказать так о тех операциях, которые совершаются в вашем офисе?

Если нет, то вот что вам может помочь:

1. Стандартизация операций.

Только не надо писать сорокасемистраничный документ о том, как открывать в рабочей папке новый файл MS Word. Стандарт должен быть простым и наглядным. Кому интересно — пересмотрите вышедший в прошлом году на экраны фильм Альфонсо Куарона «Гравитация», а именно, сцены, в которых главная героиня пользуется инструкциями по управлению «Союзом-ТМ». Очевидно, что американский астронавт не должен помнить наизусть все процедуры управления российским космическим кораблем, но он должен знать достаточно, чтобы быстро сориентироваться в случае необходимости.

Вот некоторые заметки по стандартизации: одна, вторая, третья.

2. Предотвращение ошибок.

Сколько вариантов неправильного выполнения ваших офисных операций существует? Наверное, не один миллион. Даже Пенсионный Фонд России, инструктируя индивидуальных предпринимателей о том, как платить налоги, допускает ошибки, что уж говорить об офисах, где гораздо меньше настолько стандартизированных работ.

И для сравнения — насколько сложно было неправильным образом вставить в компьютер трехдюймовую дискету… Потому, что ее конструкция была разработана с учетом опыта использования более «старых» пятидюймовых дискет, которые можно было вставлять в дисковод сразу восемью разными способами, из которых только один (максимум два) верный!

Про предотвращение ошибок (по-японски — пока-йоке) можно посмотреть здесь.

Состояние дел

Сколько времени требуется, чтобы выяснить состояние дел по отдельному клиенту? Кого для этого нужно спросить? Как долго он будет готовить отчет? Сколько таких вопросов возникает и решается ежедневно?

Визуализация состояния дел с помощью доски с канбанами уже стала достаточно привычной для многих иностранных офисных компаний. Но у нас это пока еще большая редкость. Поэтому и приходится руководителям подразделений задавать своим подчиненным тысячи простых, но отнимающих время, вопросов.

Если вам не очень понятно, о чем я говорю, то вот две ссылки — на видеоролик о том, что такое «визуальный менеджмент» и какой может быть визуализация в офисе.

Хочу знать больше

Мало? Тогда приглашаю на открытую двухдневную авторскую программу «Бережливый офис», в г. Москве, 15-16 мая этого года. Для тех, кто хочет еще и разработать программу внедрения бережливого офиса в своей компании, запланирован еще и третий, VIP-день, 17 мая.

Программа

1-2 дни

  1. Основы бережливого офиса
  2. Потери в офисе
    • Групповая работа: поиск потерь в офисе
  3. Поток создания ценности в офисе.
    • Групповая работа: описание потока создания ценности офисного процесса
  4. 5S в офисе
    • Практикум: 5S в офисе
  5. Визуализация офисных процессов
  6. Выравнивание офисных процессов
  7. Использование карточек канбан в офисе
    • Групповая работа: «чай/кофе»
    • Групповая работа: определение зон использования канбан в офисе.
  8. Стандартизация операций и рабочие инструкции
  9. Учебный пример: стандарт операции
    • Групповая работа: стандартизация офисного процесса

VIP-день

  1. Цели и задачи внедрения
  2. Планирование внедрения «бережливого офиса»
  3. Организационные тонкости

Сквозная практическая работа: разработка плана внедрения бережливого офиса

Стоимость участия

Двухдневная программа:

  • Для физических лиц: 20 000 руб.
  • Для юридических лиц: 24 000 руб.

Трехдневная программа:

  • Для физических лиц: 35 000 руб.
  • Для юридических лиц: 40 000 руб.

При участии нескольких человек от одной компании — существенные скидки.

Пишите через форму обратной связи или в комментариях.

Кому это может быть интересно

PressFoto_1251001-MediumPressFoto_725833-Medium

Узнать, кто эти люди…

Похожие заметки

  • ldpp1
    Бережливая разработка. Картирование. Что отличает…
  • scientist configures control panel
    Подготовка производства. 3. Как сделать один продукт хорошо
  • first-industrial-revolution
    Пофантазируем. Возможна ли новая промышленная революция?
  • _841beaaa-70a2-4105-ac9e-8abeb3014040
    О справедливой себестоимости
  • 113426
    Блеск и... нехватка знаний в онлайн-курсах
  • butterfly-valve
    Подготовка производства. 2. Как сделать один продукт
  • Two,Workers,Of,Seafood,Factory,In,Uniform,Consulting,About,Some
    Устная передача информации - какой вид потерь?
  • Asian,Worker,In,Production,Plant,Drilling,At,Machine,On,The
    Экономический эффект вне узкого места

Ключевые слова: 5s, бережливый офис, выравнивание загрузки, вытягивание, канбан, потери, Специалист, стандартизация, ценность, Энтузиаст

Тест виджета после заметки

Комментариев пока нет

Добавить комментарий Отменить ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ближайшие события

leanconsult - группа в Телеграм

RSS Новости LeanZone.ru

  • Пример автоматизации бизнес-процессов в сфере розничной торговли
  • Об управлении производством сложных сборок
  • О детальном планировании – в очередной раз!
  • Сколько нужно «сигм» для управления запасами?
  • Нужны ли нам нормальные данные: Перевод 7-й главы книги Дональда Уиллера Twenty Things You Need To Know

Случайная цитата

Обследованные нами заводы, выпускавшие сложные машины, имели одновременно высокую производительность и качество. Разумеется, это были японские компании.

— Джеймс Вумек, Дэниел Джонс, Дэниел Рус, Машина, которая изменила мир, стр. 137

Последние комментарии

  • Валерий Казарин on Комплексный тренажер бережливого производства «Лин Эксперт»
  • Валерий Казарин on Как с помощью простого чек-листа можно повысить эффективность простого процесса
  • Слова - блог сергея литвинова on Виртуальный тур по складу сервиса Amazon Prime Now
  • Илья Сергеевич Колегов on Насколько объективны наши расчёты OEE или ОЭО?
  • Дмитрий on Как с помощью простого чек-листа можно повысить эффективность простого процесса

Облако меток

5s TPM Директор Консультант Специалист Студент Энтузиаст азбука бережливого производства бережливая разработка бережливый дом бережливый офис быстрая переналадка визуализация визуальный менеджмент виртуальный тур вовлечение персонала вытягивание кайдзен канбан карта потока создания ценности клуб линтузиастов корпоративная культура кубок Гастева лидерство новости обучение опыт внедрения планирование потери поток создания ценности производительность труда процессное управление развитие персонала решение проблем стандартизация стандартизированная работа стратегия тест тренажер уважение к людям управление изменениями управление качеством философия бережливого производства ценность чеклист

Направления изменений

Технологии
Люди
Теория
Практика

Читатели

Студент
Специалист
Энтузиаст
Консультант
Директор

Виды материалов

Вебинары
Виртуальный тур
Видео
Презентации
Рецензии на книги
Статьи

Инструменты 5S

Сайт в соцсетях

  • Linkedin
  • RSS
  • Twitter
  • YouTube

Подкаст

iTunes

Индекс цитирования

Яндекс цитирования

Copyright © 2025 · Использована тема News Pro Theme на Genesis Framework · WordPress · Войти